Plataformas para hacer reuniones y eventos virtuales de forma segura y eficaz

Contenido del artículo

- Pierde el miedo a realizar eventos en vivo
- Cinco plataformas para eventos virtuales
- Tips para tener reuniones sin contratiempos

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Pierde el miedo a realizar eventos en vivo

Estudios como el Índice de Tendencias Laborales elaborado por Microsoft, muestran que muchas compañías han comenzado a darse cuenta que es posible conectarse de manera efectiva, sin importar la distancia.

De acuerdo con Rodrigo Rocha, líder de Modern Work & Security, de Microsoft Colombia “en el entorno actual, existen desafíos para las organizaciones como mantener sus estándares de productividad y calidad. Sin embargo, a lo que verdaderamente deberían temerle es al hecho de no lograr adaptarse a las nuevas reglas de juego para capitalizar sus oportunidades”.

Peewah es una compañía colombiana que ya dio ese paso al ofrecer una plataforma de automatización de eventos. Camilo Sacanamboy, fundador y CEO de la empresa, comentó en un reciente foro que esta plataforma se conecta con otras ya existentes para llegar a grandes audiencias por medio del video.

Al respecto, Jake Hewlett, gerente de industria de banca en Google Colombia, afirma que la clave para lograr que estos eventos sean exitosos, es elegir tanto el contenido adecuado, como la herramienta tecnológica que mejor sirva a los propósitos de cada organizador.

“Existen plataformas y funcionalidades ideales para transmitir en vivo, otras para retransmitir algo grabado como si fuera en tiempo real y otras que permiten dejar contenidos guardados para que puedan consultarse en cualquier momento. Una vez definido este enfoque, la mayoría de ellas son muy intuitivas y facilitan el trabajo de quien dirige la reunión”, explica Hewlett. 

 

Cinco plataformas para hacer reuniones virtuales

En términos generales, las aplicaciones o plataformas para realizar reuniones y eventos en vivo funcionan en todos los dispositivos electrónicos mediante programas que se pueden descargar o, simplemente, accediendo a las versiones web a través del navegador.

Para participar en los eventos, en la mayoría de los casos, basta con llenar un simple formulario con datos básicos. Para las reuniones o conferencias con un bajo número de asistentes o que no requieren registro, se necesita recibir la invitación del anfitrión o el enlace de acceso a la actividad. Estas son algunas de las plataformas para realizar eventos online en vivo:

Hace parte de Microsoft 365, suite de productividad y colaboración de Microsoft.

• Costos: ofrece las opciones Business y Enterprise. Las pequeñas y medianas empresas pueden elegir entre las opciones de licencia Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard y Microsoft 365 Business Premium. Sus precios por usuario al mes son de USD5, USD12,50 y USD20 cuando se opta por la suscripción anual. Existe también una opción gratuita, pero su integración con aplicaciones y servicios es más limitada.
• Seguridad: Microsoft, por medio de la inteligencia artificial, protege todos sus servicios contra amenazas avanzadas. Con respecto a Teams, despliega procesos de encriptación de la información que se comparte a través de esta plataforma. Además, permite crear capas de seguridad para limitar el acceso a la información que pueden llegar a tener los participantes en el evento que son ajenos a la empresa organizadora.
• Ventajas: existen muchas soluciones aisladas que ofrecen video, chat y voz, pero solo Teams constituye un centro de trabajo en equipo que dispone de todo lo que se requiere para lograr las metas de productividad de una organización.

 

Fue creada para uso empresarial. Durante la pandemia, ha trabajado para permitir que los negocios puedan mantener su operación por este medio y hacerlo de forma segura.

• Costos: ofrece cuatro tipos de planes para empresas. El ‘Básico’ es gratuito, para uso individual y reuniones con hasta 100 participantes. El ‘Pro’ es para equipos pequeños, cuesta USD14,99 mensuales por anfitrión y puede escalarse su capacidad a más de 100 participantes, la duración máxima de los eventos es de 24 horas y garantiza hasta una GB de grabación en la nube. El ‘Business’ es para pequeñas y medianas empresas, cuesta USD19,99 mensuales por anfitrión, incluye hasta 300 participantes y permite conocer en tiempo real datos sobre la participación de los usuarios en el evento. Finalmente, el plan ‘Enterprise’, para empresas de gran tamaño, cuesta USD19,99 mensuales por anfitrión, incluye hasta 500 participantes y almacenamiento ilimitado en la nube.
• Seguridad: tras fallas de seguridad detectadas, Zoom implementó medidas como controles de acceso a estas grabaciones y la información que se comparte durante un evento. Además, notifica a los asistentes cuando la reunión está siendo grabada, encripta los datos que circulan a través de la aplicación y exige que el anfitrión sea quien permita a otro usuario unirse a una conversación.
• Ventajas: de acuerdo con la compañía, Zoom es seguro, confiable y fácil de usar. Además, permite grabar audio y video de las reuniones, notificándoles a los invitados sobre esta acción.

 

Hasta hace poco funcionaba únicamente para cuentas corporativas, es decir, para empresas que hubieran adquirido los servicios de G Suite. Hoy es para todos los usuarios.

• Costos: la plataforma es gratuita. Permite el uso compartido de pantalla para mostrar presentaciones o documentos, ofrece subtítulos y traducción en tiempo real (función disponible en inglés). Desde el 30 de septiembre de 2020, en la versión gratuita cada videollamada tiene un tiempo límite de 60 minutos.
• Seguridad: dispone de un conjunto de controles de anfitrión que le permite a las personas admitir o denegar la entrada de otras que no han sido invitadas, incluso silenciar o eliminar usuarios si es necesario. Además, las reuniones están encriptadas y no permiten el ingreso de anónimos, es decir, personas que no tengan una cuenta de Google y que no se hayan identificado completamente. 
• Ventajas: una gran ventaja de plataformas virtuales como Google Meet para propósitos empresariales es la posibilidad de interacción entre los participantes, que pueden opinar en el chat, compartir documentos y hacer comentarios en tiempo real.

 

Permite subir videos, realizar eventos en vivo ocultos o privados, así como lives o eventos en vivo para públicos externos. Es ideal que los negocios creen un canal de YouTube con una cuenta de marca para que, cada vez que hagan un evento, se transmita desde el canal oficial de la empresa. 

• Costos: la plataforma es gratuita.
• Ventajas: permite programar estrenos, una funcionalidad ideal para quienes no se sienten cómodos con eventos en vivo; subir videos y generar expectativa sobre ellos al anunciar cuándo será la “premiere” y cuántos días o minutos faltan para que salgan al aire. Para propósitos empresariales, ofrece la posibilidad de interacción entre los participantes. Al igual que Google Meet, facilita a las personas opinar en el chat, compartir documentos y hacer comentarios en tiempo real.

 

Otras aplicaciones y redes sociales

Existen otras plataformas similares como Webex de Cisco, para realizar videoconferencias o eventos en línea que ofrecen funcionalidades básicas como compartir pantalla para ver las presentaciones de los conferencistas.

Así mismo, redes sociales como Facebook e Instagram facilitan la realización de los live o eventos en vivo de forma gratuita. Basta con iniciar una de estas transmisiones en cada red social para que sea vista en el perfil del anfitrión.

Sin embargo, para Camilo Sacanamboy, fundador y CEO de Peewah, “estos ‘live’ no permiten el registro de usuarios, ni se puede exigir un pago por participar en ellos, por lo que más que una herramienta de organización de eventos, se consideran solo una herramienta de streaming”.

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Cinco tips para tener reuniones sin contratiempos

Aparte del componente netamente tecnológico, para que los eventos en vivo sean exitosos es recomendable que los anfitriones u organizadores sigan un protocolo. Este, además, les permite evitar situaciones incómodas o indeseables como decir alguna imprudencia sin percatarse que el micrófono está abierto.

Al respecto Sandra Cardona, experta en entrenamiento de voceros y manejo de crisis de Vega y Jaramillo Comunicaciones, menciona que en esta era de reuniones o eventos virtuales es importante cómo se ve al anfitrión, cómo se oye y que su mensaje llegue a la audiencia de manera efectiva. Para esto sugiere seguir estas recomendaciones:

• Tecnología: es más recomendable usar computador que un teléfono móvil o tablet porque brinda una imagen estable y libera las manos del conferencista. Los teléfonos son útiles si, como parte de la conferencia, se quiere mostrar el entorno de quien habla. Es clave cerciorarse de que la persona no aparezca con filtros animados y que el lente del computador esté limpio. Igualmente, previo al evento se debe comprobar que la conexión a internet está estable, que el micrófono sirve y que está activado cuando se va a hablar.
• Imagen: el encuadre de la cámara no debe ser muy abierto y la persona debe evitar ubicarse demasiado cerca de la cámara. Se sugiere que esta aparezca centrada, con el mismo espacio libre a ambos lados y un ligero espacio hacia arriba. Quien está bien encuadrado tiene más poder en una conversación. El dispositivo que se usa para el evento, así mismo, debe estar ubicado en una posición que permita ver al conferencista de frente. El fondo no debe generar distracción y se debe evitar tener como fondo una ventana porque hace que la persona se vea oscura en cámara.
• El conferencista: es mejor que mires al lente del computador, pues así los espectadores sienten que los estás mirando a ellos. Tu ropa debe ajustarse a tu actividad, es decir que conviene evitar hacer un evento en vivo en pijama o sin zapatos porque en caso de que esto llegue a verse no dejará la mejor impresión en la audiencia. Para que tu discurso sea más fluido, puedes tener algunos apuntes y estás llamado a resolver con naturalidad las situaciones que “se salgan del libreto”.
• El entorno: es clave tratar de evitar ruidos de fondo que distraigan a la audiencia y el uso del celular mientras se está en cámara. Anuncia a tus familiares que tendrás un evento en vivo para que eviten transitar por la zona en donde está ubicado tu computador, o interrumpir tu participación. Pero si ocurre algo inesperado, como la llegada de tu hijo pequeño para que lo cargues, no te exaltes y mantén la calma pues muchos estamos hoy en las mismas circunstancias y será entendible la situación.
• Seguridad: es necesario tener en cuenta que, aunque las plataformas ofrecen condiciones de seguridad, al entrar a un evento en vivo ya no se está en un entorno privado, por lo que se debe considerar muy bien qué información se revela.

 

Este último punto es clave, pues de acuerdo con Andrés Guzmán, CEO de Adalid Group, lo que se observa hoy es que las empresas no tienen protocolos de seguridad con respecto a la realización de sus eventos en vivo que establezcan, por ejemplo, qué tanto del entorno o de la casa de una persona se debe mostrar ‘online’ o no.

 

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