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A partir del segundo semestre de 2021, todas las empresas en Colombia que cuenten con al menos un empleado en nómina deben implementar el mecanismo de nómina electrónica. Conoce todos los requisitos para implementarla y mucho más sobre la Resolución 000013 de febrero 11 de 2021, que reglamenta este tema.

La información aquí contenida es simplemente material informativo que se pone a disposición de los Negocios. Es responsabilidad de los clientes y los Negocios el cumplimiento de la normatividad que le sea aplicable.


Contenido del artículo

- ¿Qué es la nómina electrónica?
- Resolución sobre la nómina electrónica en Colombia 2021
- ¿Para emitir la nómina electrónica se requiere de proveedores tecnológicos?
- Proceso de generación de la nómina electrónica
- ¿Cuándo arranca la implementación de la nómina electrónica en Colombia?
- Los beneficios de la nómina electrónica


¿Qué es la nómina electrónica?

La nómina electrónica contiene la misma información que se reporta al Sistema de Seguridad Social, y como la nómina convencional, incluye la información de cada empleado sobre:

  • Sueldo devengado
  • Deducciones
  • Retenciones
  • Incapacidades
  • Neto a pagar

 

¿Cómo deben las empresas generar y reportar esta nómina electrónica?

  • Lo primero es generar un soporte de pago de nómina electrónica por cada empleado.
  • Transmitir o enviar el paquete con todos los soportes de los colaboradores a la DIAN en los 10 primeros días del mes siguiente a la liquidación de la nómina. Esta información deberá enviarse en formato XML (que encripta datos para que sea más fácil su transmisión y lectura en diferentes plataformas) firmado digitalmente, como hoy se hace con la factura electrónica. Esto garantiza la autenticidad del documento y hace que el firmante responda en dado caso por la información contenida en él.
  • La DIAN validará esta información y la aprobará o notificará para hacerle ajustes.
  • Posteriormente, la nómina electrónica podrá consultarse en un portal que será habilitado para tal fin.

Así lo estableció la Resolución 000013, emitida el 11 de febrero de 2021 por la DIAN, “por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica”.

 

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Facturación electrónica en Colombia: pasos, ventajas, costos y tiempos para implementarla

 

Resolución sobre la nómina electrónica en Colombia 2021

 

Foto de Mario Márquez, gerente de Factura Electrónica de la DIAN, con el objetivo de la nómina electrónica en Colombia.

Avanzar en la transformación digital del país, lograr un mayor control tributario e, incluso, reducir el uso de papel son algunos de los objetivos que busca la Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) con la implementación de la nómina electrónica, que comenzará a regir a partir del segundo semestre de 2021.

De acuerdo con Mario Márquez, gerente de Factura Electrónica de la DIAN, este no es un documento más. Se trata de una pieza fundamental del sistema de factura electrónica, que incluirá otros documentos que no solo sirven para el control que debe realizar la entidad, sino para apalancar la modernización digital de las empresas.

Adicionalmente, “la nómina electrónica ayuda a las empresas a tener presentes sus obligaciones tributarias y a la DIAN, como ente regulador, a lograr una mejor visibilidad tanto de los gastos de las empresas, como de los ingresos de las personas naturales”, explica María Claudia Cañaveral, gerente general de EDN (Ecosistema Digital de Negocios).

EDN es una alianza que estableció Bancolombia con Interfactura-Origon, empresa mexicana con 20 años de trayectoria en el mercado, a través de la cual se ofrecen a los clientes un conjunto de plataformas tecnológicas que facilitan la interacción entre compradores y proveedores para la operación de los procesos de compra y venta.

Las soluciones de EDN son plataformas modulares, es decir que se ajustan a las diferentes necesidades del ciclo comercial o de abastecimiento de los negocios y ofrecen todo un ecosistema de colaboración digital con proveedores, que permite la automatización del ciclo desde la gestión de proveedores, pasando por el ciclo de compras, el pago de las mismas y la conciliación. Y a nivel de clientes, el ecosistema abarca todo el ciclo del proceso de venta hasta el recaudo y la conciliación. Conoce más de EDN aquí.

 

 

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Obligaciones legales y tributarias de una empresa en 2021

 

¿Para emitir la nómina electrónica se requiere de proveedores tecnológicos?

Para el proceso de transmisión de la nómina electrónica a la DIAN, las empresas no requerirán contar con un proveedor tecnológico especializado. De hecho, la DIAN pondrá a su disposición una herramienta gratuita para que ellas mismas realicen el proceso de envió del documento XML.

Así mismo, podrán usar sus propios sistemas contables y los sistemas de los operadores de la PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes), muchos de los cuales se están preparando para prestar este servicio.

Aunque los proveedores tecnológicos que ya ofrecen factura electrónica, sin duda alguna, van a tener un rol importante en el proceso porque ya cuentan con experiencia.

Fecha de habilitación para inicio de pruebas

Para que el soporte de nómina electrónica quede habilitado, cada empresa deberá señalar ante el portal que determine la DIAN, y a partir del 31 de mayo, si cuenta con un software propio o de terceros. Además, deberá registrar sus datos básicos y superar algunas pruebas tecnológicas.

“Precisamente -afirma la gerente general de EDN- en este momento estamos finalizando la adaptación de nuestra solución a las regulaciones de la DIAN y a las necesidades de Bancolombia y sus filiales, primeros clientes de la alianza en el país”.

Proceso de generación de la nómina electrónica

Paso 1 de nómina electrónica: generación archivo XML con la nómina por cada empleado.

1. Generación

 

- El empleador obtiene la información de la nómina de cada empleado, uno por uno, del sistema donde la tenga almacenada y genera el archivo XML firmado digitalmente.

Paso 2 de nómina electrónica: envío del archivo XML a la DIAN en los 10 primeros días del mes siguiente a la liquidación de la nómina.

2. Envío

 

Se envía el archivo XML de cada empleado a la DIAN en los 10 primeros días del mes siguiente a la liquidación de la nómina, a través de los sistemas ofrecidos por los operadores o por la DIAN. Por ejemplo, si la nómina se emite el 30 de enero, del primero al 10 de febrero deben enviarse a la DIAN los soportes electrónicos de todos los empleados.

Paso 3 de nómina electrónica: validación por parte de la DIAN del archivo XML.

3. Validación

 

La DIAN valida la información y devuelve otro archivo con la respectiva aprobación. Si hay lugar a un rechazo de la nómina, lo notifica para que la empresa haga los ajustes necesarios.

Paso 4 de nómina electrónica: los empleados podrán consultar esos pagos reportados por sus empresas.

4. Consulta

 

Una vez aprobado el soporte de pago de nómina electrónica, las empresas tendrán que poner a disposición de sus empleados la información de ese pago para su consulta. Cada soporte tendrá una representación gráfica (documento en PDF) y un Código Único de Nómina Electrónica (CUNE). Los empleados podrán conectarse a un portal de la DIAN y revisar sus desprendibles de pago históricos fácilmente. El sistema permitirá buscar por filtros como los pagos de los últimos meses, entre otros.

¿Cuándo inicia la implementación de la nómina electrónica en Colombia?

Según la Resolución 000013 de febrero 11 de 2021, el 31 de mayo de este año las empresas pueden iniciar las pruebas de habilitación de sus sistemas o de terceros. Para la implementación del soporte de pago de la nómina electrónica se hará de acuerdo con el número de empleados de cada compañía, así:

Grupo Fecha máxima para generación Fecha de envío a la DIAN Número de empleados
1 1 de julio 1 a 10 de agosto Más de 251
2 1 de agosto 1 a 10 de septiembre Entre 101 y 250
3 1 de septiembre 1 a 10 de octubre Entre 11 y 100
4 1 de octubre 1 a 10 de noviembre Entre 4 y 10
5 1 de noviembre 1 a 10 de diciembre Entre 2 y 3
6 1 de diciembre 1 a 10 de enero de 2022 1

La fecha máxima para iniciar la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica para las empresas del primer grupo es el primero de julio. Estas tienen hasta el 31 del mismo mes para realizar ese proceso.

Por otro lado, el reporte ante la DIAN deben hacerlo los primeros 10 días de agosto. Lo mismo ocurre con las empresas de los otros grupos, según las fechas del calendario.

Al terminar la implementación en estas organizaciones, que corresponden a empresas que son facturadores electrónicos y tienen nómina, iniciarán los no obligados a facturar, como las compañías del sector financiero.

Los beneficios de la nómina electrónica

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Gracias a la nómina electrónica, las empresas podrán apostarle a la digitalización de su información, la desmaterialización de papeles y los ahorros en el resguardo de facturas o envío de correspondencia física, pero más allá de eso, se verán beneficiados los empleados.

Mario Márquez, gerente de Factura Electrónica de la DIAN.

 

Los colaboradores van a tener una mayor tranquilidad con respecto a la liquidación de sus prestaciones sociales, comisiones o auxilios porque la DIAN, como entidad de control, exigirá a las empresas que esta información esté perfectamente calculada antes de ser reportada. 

Además, en vez de tener que enviar sus desprendibles de pago para comprobar sus ingresos, podrán aprovechar la consulta electrónica. Por ejemplo, si alguien quiere arrendar un inmueble o solicitar un crédito y le solicitan información sobre sus ingresos, podrá enviar solo los códigos correspondientes a sus nóminas electrónicas para que quien lo desee consulte los datos virtualmente.

A finales de abril, la DIAN hará un piloto con los operadores tecnológicos para probar el sistema de nómina electrónica, de manera que en el segundo semestre del año el calendario de implementación arranque sin contratiempos.

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