Nómina Electrónica en Colombia: todo lo que necesitas saber

---

Contenido del artículo

- ¿Qué es la nómina electrónica?
- Resolución sobre la nómina electrónica en Colombia 2021
- ¿Para emitir la nómina electrónica se requiere de proveedores tecnológicos?
- Proceso de generación de la nómina electrónica
- ¿Cuándo arranca la implementación de la nómina electrónica en Colombia?
- Los beneficios de la nómina electrónica

---

¿Qué es la nómina electrónica?

La nómina electrónica contiene la misma información que se reporta al Sistema de Seguridad Social, y como la nómina convencional, incluye la información de cada empleado sobre:

• Sueldo devengado
• Deducciones
• Retenciones
• Incapacidades
• Neto a pagar

 

Así lo estableció la Resolución 000013, emitida el 11 de febrero de 2021 por la DIAN, “por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica”.

 

Te puede interesar:
Facturación electrónica en Colombia: pasos, ventajas, costos y tiempos para implementarla

 

Resolución sobre la nómina electrónica en Colombia 2021

 

Avanzar en la transformación digital del país, lograr un mayor control tributario e, incluso, reducir el uso de papel son algunos de los objetivos que busca la Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) con la implementación de la nómina electrónica, que comenzará a regir a partir del segundo semestre de 2021.

De acuerdo con Mario Márquez, gerente de Factura Electrónica de la DIAN, este no es un documento más. Se trata de una pieza fundamental del sistema de factura electrónica, que incluirá otros documentos que no solo sirven para el control que debe realizar la entidad, sino para apalancar la modernización digital de las empresas.

Adicionalmente, “la nómina electrónica ayuda a las empresas a tener presentes sus obligaciones tributarias y a la DIAN, como ente regulador, a lograr una mejor visibilidad tanto de los gastos de las empresas, como de los ingresos de las personas naturales”, explica María Claudia Cañaveral, gerente general de EDN (Ecosistema Digital de Negocios).

EDN es una alianza que estableció Bancolombia con Interfactura-Origon, empresa mexicana con 20 años de trayectoria en el mercado, a través de la cual se ofrecen a los clientes un conjunto de plataformas tecnológicas que facilitan la interacción entre compradores y proveedores para la operación de los procesos de compra y venta.

Las soluciones de EDN son plataformas modulares, es decir que se ajustan a las diferentes necesidades del ciclo comercial o de abastecimiento de los negocios y ofrecen todo un ecosistema de colaboración digital con proveedores, que permite la automatización del ciclo desde la gestión de proveedores, pasando por el ciclo de compras, el pago de las mismas y la conciliación. Y a nivel de clientes, el ecosistema abarca todo el ciclo del proceso de venta hasta el recaudo y la conciliación. Conoce más de EDN aquí.

 

 

Te recomendamos:
Obligaciones legales y tributarias de una empresa en 2021

 

¿Para emitir la nómina electrónica se requiere de proveedores tecnológicos?

Para el proceso de transmisión de la nómina electrónica a la DIAN, las empresas no requerirán contar con un proveedor tecnológico especializado. De hecho, la DIAN pondrá a su disposición una herramienta gratuita para que ellas mismas realicen el proceso de envió del documento XML.

Así mismo, podrán usar sus propios sistemas contables y los sistemas de los operadores de la PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes), muchos de los cuales se están preparando para prestar este servicio.

Aunque los proveedores tecnológicos que ya ofrecen factura electrónica, sin duda alguna, van a tener un rol importante en el proceso porque ya cuentan con experiencia.

“Precisamente -afirma la gerente general de EDN- en este momento estamos finalizando la adaptación de nuestra solución a las regulaciones de la DIAN y a las necesidades de Bancolombia y sus filiales, primeros clientes de la alianza en el país”.

Proceso de generación de la nómina electrónica

1. Generación

 

- El empleador obtiene la información de la nómina de cada empleado, uno por uno, del sistema donde la tenga almacenada y genera el archivo XML firmado digitalmente.

2. Envío

 

Se envía el archivo XML de cada empleado a la DIAN en los 10 primeros días del mes siguiente a la liquidación de la nómina, a través de los sistemas ofrecidos por los operadores o por la DIAN. Por ejemplo, si la nómina se emite el 30 de enero, del primero al 10 de febrero deben enviarse a la DIAN los soportes electrónicos de todos los empleados.

3. Validación

 

La DIAN valida la información y devuelve otro archivo con la respectiva aprobación. Si hay lugar a un rechazo de la nómina, lo notifica para que la empresa haga los ajustes necesarios.

4. Consulta

 

Una vez aprobado el soporte de pago de nómina electrónica, las empresas tendrán que poner a disposición de sus empleados la información de ese pago para su consulta. Cada soporte tendrá una representación gráfica (documento en PDF) y un Código Único de Nómina Electrónica (CUNE). Los empleados podrán conectarse a un portal de la DIAN y revisar sus desprendibles de pago históricos fácilmente. El sistema permitirá buscar por filtros como los pagos de los últimos meses, entre otros.

¿Cuándo inicia la implementación de la nómina electrónica en Colombia?

Según la Resolución 000013 de febrero 11 de 2021, el 31 de mayo de este año las empresas pueden iniciar las pruebas de habilitación de sus sistemas o de terceros. Para la implementación del soporte de pago de la nómina electrónica se hará de acuerdo con el número de empleados de cada compañía, así:

Grupo	Fecha máxima para generación	Fecha de envío a la DIAN	Número de empleados
1	1 de julio	1 a 10 de agosto	Más de 251
2	1 de agosto	1 a 10 de septiembre	Entre 101 y 250
3	1 de septiembre	1 a 10 de octubre	Entre 11 y 100
4	1 de octubre	1 a 10 de noviembre	Entre 4 y 10
5	1 de noviembre	1 a 10 de diciembre	Entre 2 y 3
6	1 de diciembre	1 a 10 de enero de 2022	1

La fecha máxima para iniciar la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica para las empresas del primer grupo es el primero de julio. Estas tienen hasta el 31 del mismo mes para realizar ese proceso.

Por otro lado, el reporte ante la DIAN deben hacerlo los primeros 10 días de agosto. Lo mismo ocurre con las empresas de los otros grupos, según las fechas del calendario.

Al terminar la implementación en estas organizaciones, que corresponden a empresas que son facturadores electrónicos y tienen nómina, iniciarán los no obligados a facturar, como las compañías del sector financiero.

Los beneficios de la nómina electrónica

 

Los colaboradores van a tener una mayor tranquilidad con respecto a la liquidación de sus prestaciones sociales, comisiones o auxilios porque la DIAN, como entidad de control, exigirá a las empresas que esta información esté perfectamente calculada antes de ser reportada. 

Además, en vez de tener que enviar sus desprendibles de pago para comprobar sus ingresos, podrán aprovechar la consulta electrónica. Por ejemplo, si alguien quiere arrendar un inmueble o solicitar un crédito y le solicitan información sobre sus ingresos, podrá enviar solo los códigos correspondientes a sus nóminas electrónicas para que quien lo desee consulte los datos virtualmente.

Suscríbete a nuestro boletín

1. Mantente actualizado con información semanal.

2. Ten a la mano temas de interés para tu negocio.

3. Entérate de lo último en tendencias para tu empresa.

Suscribirme