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Cada vez son más las empresas que se suman al teletrabajo para mitigar la propagación del coronavirus. Pero ¿cómo acogerse a esta modalidad? Compartimos 5 claves para que gerentes y trabajadores adopten de la manera más efectiva este cambio.

La información aquí contenida es simplemente material informativo que se pone a disposición de las pymes. Es responsabilidad exclusiva de los clientes y las pymes el cumplimiento de la normatividad que le sea aplicable.


Contenido del artículo

- 1. Lo primero que debe hacer el líder es asegurarse de que el equipo tenga la tecnología adecuada.
- 2. Seguir una rutina de trabajo: la clave para los empleados.
- 3. La comunicación constante a nivel individual y grupal es un gran reto del teletrabajo.
- 4. No todo es trabajo, es necesario fortalecer las relaciones personales.
- 5. La videoconferencia es una de las mejores opciones para las reuniones virtuales.


Para mitigar la emergencia sanitaria del coronavirus, el Ministerio de Trabajo en Colombia emitió una circular el pasado 10 de marzo dando a los empleadores algunas alternativas a implementar ante la contingencia, entre ellas, el teletrabajo. Pero ¿cómo adoptar esta modalidad?, ¿qué es fundamental?, ¿cuál es el papel de los líderes y de los empleados?, ¿qué cambios implican y cómo afrontarlos? Con las siguientes 5 claves tratamos de responder a estas inquietudes.

Parte de lo que aquí compartimos se basa en las recomendaciones de Harvard Business Review.

1. Lo primero que debe hacer el líder es asegurarse de que el equipo tenga la tecnología adecuada.

El gerente debe considerar quiénes tienen portátiles y quiénes no. Si cuentan con el software necesario para desarrollar sus actividades, incluidas las llamadas virtuales y la mensajería instantánea tan necesarias en este contexto del trabajo a distancia. Además, el líder debe encontrar soluciones para quienes necesiten equipos que no sean portátiles, como por ejemplo asegurar el transporte del computador de escritorio hasta el domicilio del empleado.

2. Seguir una rutina de trabajo: la clave para los empleados.

Hacer del trabajo remoto un tiempo productivo requiere, además de contar con los equipos necesarios, tener un espacio adecuado en casa y una buena disposición corporal y mental. Lo más recomendable es definir la hora de inicio y finalización de la jornada, el tiempo para el almuerzo e incluso para las pausas activas. Bañarse y vestirse antes de comenzar a trabajar es clave para lograr la disposición necesaria. Los líderes, a su vez, pueden ayudar en esto validando previamente el tipo de espacio en el que vive el empleado, los posibles distractores y evitando comunicaciones fuera del horario establecido.

Sabemos que el Covid-19 apresuró este cambio para muchas empresas y a ello se sumó al receso de clases en los colegios, por lo que los empleados comparten su espacio de trabajo en casa con sus hijos. En este caso, se puede negociar los horarios laborales con el fin de garantizar una mayor concentración del colaborador para que cumpla sus objetivos. En el teletrabajo el seguimiento se enfoca en los resultados más que en los horarios.

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3. La comunicación constante a nivel individual y grupal es un gran reto del teletrabajo.

Es importante que el equipo completo tenga una comunicación inicial donde se explique lo que sucederá, las nuevas rutinas, los nuevos medios o plataformas de comunicación (si se usará la videollamada, el correo, la mensajería instantánea, el teléfono, entre otros) y si no se han definido, es el momento para hacerlo. Incluso es una buena oportunidad para que el gerente vuelva a validar si todos tienen lo que necesitan para hacer su labor en casa. Aquí también se debe comunicar la disponibilidad del líder, en caso de que tenga horas pico en su agenda, para que los empleados sepan cómo y cuándo contactarle.

En esta retroalimentación inicial, además de determinar la periodicidad del seguimiento, es clave definir si será grupal o individual y quiénes son los encargados de hacerlo. Cada colaborador debe poder acceder a la información o validación que necesita para sus tareas con la persona a cargo y por eso es relevante definir el flujo de trabajo y de seguimiento. Si, por ejemplo, se tiene un proyecto crítico o hay nuevos empleados este seguimiento puede ser más frecuente con ellos. Si se tenían reuniones periódicas, no deben dejarse de hacer. En el teletrabajo la comunicación constante y el seguimiento son primordiales.

En cuanto a la comunicación individual, el líder debe asegurarse también de conocer el estado de sus empleados en este nuevo modelo de trabajo. Por eso se recomienda hacer un seguimiento individual, sobre todo cuando el colaborador empieza a dar muestras de aislamiento (como, por ejemplo, una menor participación en las reuniones, el chat o el correo).

Es imprescindible que los colaboradores estén al tanto de lo que está sucediendo en la organización. Necesitan saber cómo avanzan las cosas, si se están cumpliendo los objetivos, qué se requiere, cuáles son las nuevas decisiones… Así que hay que aumentar la comunicación.

4. No todo es trabajo, es necesario fortalecer las relaciones personales.

Hay que encontrar actividades divertidas para hacer juntos virtualmente. En las reuniones, por ejemplo, los primeros minutos se pueden dedicar a conocer cómo están todos, qué novedades hay, cómo están de salud… el gerente debe demostrar que le importa su gente. Si tenían cumpleaños, celébrenlos por videollamadas e incluso pueden enviarle previamente un detalle a su casa. Las pausas activas también pueden hacerse por videollamada. Este tipo de acciones fortalecerán las conexiones que se tenían en las oficinas. Esta es una buena oportunidad para ser creativos.

 

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5. La videoconferencia es una de las mejores opciones para las reuniones virtuales.

El contacto visual es fundamental ante este aislamiento en casa. El verse los rostros ayuda en muchos sentidos: la gente se concentra realmente en la reunión, es lo más cercano a un encuentro presencial y se puede ser consciente del espacio y estado del otro. Existen diversas aplicaciones útiles para tal fin, pero aquí lo importante reside en tres cosas: 1) garantizar que todos tengan acceso a ellas, 2) que se promueva la participación de todos, no solo que uno o dos dirijan la conversación y 3) reforzar los mensajes clave. En estos espacios la retroalimentación juega un papel protagónico, es decir, quien hable debe verificar que los demás han escuchado, que ha habido claridad y que se ha comprendido el mensaje. Esto se puede reforzar con correos, actas y mensajes con las decisiones o acuerdos a los que se llegaron.

Estos espacios también son para expresar los desacuerdos, lo cual es algo positivo porque permite ver otras perspectivas, razones o caminos no explorados. Pero en el entorno virtual quizá no sea tan frecuente, por lo que el líder debe modelar o promover tales conversaciones.

 

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Esta contingencia sanitaria del coronavirus representa una oportunidad para que las empresas adopten esta modalidad de trabajo que cada vez toma más fuerza en Colombia. La mayor clave para cualquier compañía que quiera implementarla es estar abiertos a los cambios, procurar reinventarse ante esta situación y en conjunto con sus empleados idear las formas para cumplir con los objetivos del equipo.

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