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Desde el primero de marzo de 2017, las empresas que tienen entre 20 y 29 empleados empezaron a liquidar aportes mediante la PILA electrónica, el principal objetivo de esta regulación es que todos los negocios que liquidan seguridad social de forma asistida se bancaricen y accedan a la red de forma segura.

La información aquí contenida es simplemente material informativo que se pone a disposición de las pymes. Es responsabilidad exclusiva de los clientes y las pymes el cumplimiento de la normatividad que le sea aplicable.

Migración a la PILA electrónica

Aunque inicialmente se había previsto que la segunda fase de la PILA electrónica entraría en vigencia a partir de junio de este año, el Decreto 923 del 2017 modificó el Decreto 1990 de 2016 y amplió los plazos para que tanto las empresas como los independientes pudiesen cumplir con la norma, pues aún había bastante desconocimiento sobre la misma.

El principal objetivo de esta regulación es que todas las empresas que liquidan seguridad social de forma asistida -que eran en su momento aquellas que tenían hasta 29 empleados y que utilizaban este mecanismo porque no tenían cuenta bancaria o no tenían acceso a internet-, se bancaricen y accedan a la red de forma segura.

El gobierno ha buscado, a través de los ministerios, estrategias para ampliar la cobertura de internet y que las empresas empiecen a realizar la liquidación de la seguridad social de forma electrónica, con el fin de salvaguardar la información de la compañía y de sus empleados. Lo mismo ocurre con las personas naturales”, subraya Luis Alberto Quintero, Analista de Negocios de ACH Colombia.

Ventajas de la planilla electrónica
  • Para Quintero, la principal ventaja que trae consigo la planilla electrónica es la seguridad, pues muchas veces las personas iban a un café internet a realizar la liquidación y dejaban en un computador público información sensible personal o de la empresa. Entonces, el que este trámite se efectúe desde la misma empresa va a garantizar que la información esté más segura. Lo mismo ocurre con el pago electrónico, pues ya no tiene que utilizar efectivo o desplazarse a otro lugar, lo que reduce riesgos.

    Para Luz Yaneth Herrera, de la Gerencia de Servicios Administrativos a Empleados de Bancolombia, la mayor fortaleza de la PILA es que cuenta con reglas claras que los operadores de información tienen implementadas a través de sus sistemas, lo que permite realizar validaciones en línea, de tal forma que se puedan hacer correcciones antes de pagar. Además, brinda la posibilidad de almacenar información histórica disponible para consulta y de efectuar el pago en línea mediante PSE.

    Los nuevos plazos

    Desde el primero de marzo de este año, las empresas que tienen entre 20 y 29 empleados empezaron a liquidar aportes mediante la PILA electrónica, de acuerdo con lo estipulado por el Decreto 1990.

    Son empresas que no tenían un volumen grande de cotizantes en planilla asistida y conocían internet, por lo que no hubo un incremento sustancial en el uso de esta herramienta, pero en los rangos que están pendientes de habilitar el impacto será mayor”, sostiene Quintero.

    Después de publicado el Decreto 923, las empresas que tienen entre 10 y 19 empleados quedaron obligadas a utilizar la planilla electrónica a partir del 1 de noviembre de este año. En el caso de las que tienen entre 5 y 9 empleados, desde el 1 de marzo de 2018 y aquellas que cuentan con 3 o 4 trabajadores, a partir de junio de 2018.

    Cambios para los independientes
  • Aquellos que tienen ingresos mayores o iguales a 4 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) e inferiores a 5 (SMMLV) deberán empezar a hacer uso de la planilla electrónica a partir del primero de noviembre. En tanto, que los que ganan más o igual a 2 (SMMLV) e inferior a 4 (SMMLV) lo deberán hacer desde el primero de marzo de 2018.

    Vale aclarar que estas son fechas límite, pero las empresas o independientes que quieran empezar con la PILA electrónica en este momento de manera voluntaria lo pueden hacer. De hecho, hay quienes la vienen utilizando desde hace un tiempo.

    Optimizar tiempos

    Primavera Tienda de Diseño es precisamente una de esas empresas que voluntariamente realiza la liquidación y pago de la seguridad social a través de la PILA. De acuerdo con Luz Stella Roldán, su propietaria, desde que fundó hace un año esta tienda multimarca ubicada en Medellín ha utilizado la planilla electrónica, mediante el operador de información Enlace Operativo.

    Tienda de diseño Primavera

    “En otra empresa en la que trabajaba, ya usaba la planilla electrónica. Esta manera de hacer los pagos a la seguridad social, me parece buenísima, es súper amigable. Me encanta hacer todo directamente y de manera rápida por internet”, asegura Roldán.

    Recuerda que al principio solicitó asesoría telefónica y rápidamente se familiarizó con el sistema. También se ha comunicado con la línea de servicio al cliente las veces que ha querido resolver dudas, como por ejemplo, sobre la manera adecuada de presentar las novedades.

    Roldán destaca los beneficios de la PILA como: mayor agilidad y menor gasto en tiempo y desplazamientos para liquidar y pagar la seguridad social y los parafiscales.

    “Cada mes ingreso por la plataforma del operador o por Bancolombia, liquido y hago los pagos. No tengo que ir a ninguna oficina para cumplir con estos compromisos. De esta manera reduzco trámites y optimizo mi tiempo”.

    El paso a paso

    Mientras llega el primero de noviembre, estos meses serán valiosos para que tanto el Gobierno como las empresas hagan los ajustes correspondientes. “Durante este tiempo, el Ministerio de Salud realizará campañas para dar a conocer los cambios de la PILA, en tanto que las empresas deberán empezar a bancarizarse y a solicitar claves a través de un operador de información”, dice Quintero.

    Así las cosas, los pasos para tener la posibilidad de liquidar y pagar los aportes a la seguridad social y parafiscales, a través de la PILA electrónica, son los siguientes:

    • Contactar una entidad bancaria y realizar la solicitud de la clave de internet.
    • Cuando ya se cuente con la clave, hablar con la entidad bancaria para que permita el pago de la seguridad social.
    • Ponerse en contacto con un operador de información, que le habilite la clave y lo acompañe en el proceso de liquidación.
       

    Por ejemplo con SOI, el aportante puede ingresar a www.soi.com.co, solicitar su clave, ingresar la información de sus empleados y al mes siguiente la plataforma ya dispone de estos datos, de tal manera que el empresario no tiene que digitarlos nuevamente, sino que solo reporta las novedades si hay lugar a ellas”, explica Quintero.

    Cambios y retos de la PILA

    Luz Yaneth Herrera, de la Gerencia de Servicios Administrativos a Empleados de Bancolombia, subraya que los cambios en la liquidación y pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales inician con la Resolución 2388 de 2016, pues fue esta la que instituyó las reglas para tal fin. Posteriormente, con el Decreto 1990 se estableció cómo debían aplicarse los redondeos, los cambios de fecha de pago y la obligatoriedad del pago electrónico.

    “Los principales desafíos que traen la Resolución 2388 y el Decreto 1990 para las empresas es acogerse a la adecuada aplicación de los formatos, tipos de cotizante y el uso oportuno y correcto de las novedades, ya que cada uno posee validaciones que si no se conocen previamente, generarán rechazos al momento del pago, o pagos incorrectos que posteriormente generarán reclamaciones por parte de la Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales (UGPP)”, explica.

    Cambios en la normativa
  • Para cumplir con estos cambios, las empresas deberán generar el formato PILA para ser cargado en el operador de información, cumpliendo con todas las características descritas en la Resolución 2388. De acuerdo con Herrera, los cambios más visibles son:

    • Un empleado podrá tener varias líneas, estas dependerán del número de novedades que tenga, por ejemplo: si empleado en un mes trabajó y tuvo vacaciones, deberá reportar una línea por los días trabajados y otra por los días de vacaciones, esta última con la marcación de novedad correspondiente.
    • Las novedades deberán tener fecha de inicio y fin, y deberán ser marcadas con una de las siguientes iniciales: ING: ingreso, RET: retiro, VSP: variación permanente de salario, VST: variación transitoria de salario, SNL: suspensión temporal del contrato de trabajo o licencia no remunerada o comisión de servicios, IGE: incapacidad temporal por enfermedad general, LMA: licencia de Maternidad, VAC-LR: vacaciones, licencias remuneradas, IRL: accidente de trabajo o enfermedad laboral.
    • El decreto 1990 cambió el redondeo, que ahora se realiza hacia el múltiplo de 100 superior más cercano y esto por cada línea que tenga el empleado, lo que genera diferencias entre la liquidación de la nómina, que se hace por valores totales, y la PILA que se efectúa por línea. Estas diferencias por redondeo normalmente son costos adicionales que la empresa deberá asumir.
    • Las novedades tardías se deberán reportar en la PILA de corrección, siempre que el pago sea cero o superior, pero no podrá utilizarse para hacer cobros al sistema de seguridad social, pues estos se deberán hacer directamente con las entidades.
       

    Para Herrera, el adecuado uso de la PILA electrónica por parte de las empresas dependerá de que estas estudien con mucho detenimiento las normas para aplicarlas de forma correcta, se asesoren de los operadores de información e implementen una política muy clara con respecto a las incapacidades, para que puedan reportarlas dentro del mes correspondiente.

    Una de las ventajas que ofrece la plantilla electrónica es la seguridad, que este trámite se realice desde la misma empresa garantizará que la información esté más segura. Esto también sucede con el pago electrónico, ya no existe la posibilidad de utilizar efectivo o desplazarse a otro lugar, lo que permite reducir riesgos.

    Ponte al día en la regulación

    El Ministerio de Hacienda y Crédito Público publicó el Proyecto de Decreto, “por el cual se reglamenta el Artículo 102 de la Ley 50 de 1990 y se incorpora el Decreto 2795 de 1991 al Decreto 1072 de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo”, que hace referencia a los requisitos para que un trabajador retire de manera total o parcial el auxilio de cesantías.

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    Decreto 1072 de 2015
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