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Compras bienes o contratas servicios y, ¿no tienes el dinero para cubrirlos en la fecha estimada? Conoce las 5 claves para mantener la capacidad de pago oportuno de las obligaciones financieras de tu empresa y evitar cúmulos de facturas y atrasos en los pagos.

La información aquí contenida es simplemente material informativo que se pone a disposición de las pymes. Es responsabilidad exclusiva de los clientes y las pymes el cumplimiento de la normatividad que le sea aplicable

El flujo de caja hace referencia al dinero en efectivo que entra y sale en un periodo de tiempo determinado. Un inadecuado manejo de esto afectará tu liquidez e implicará incumplir con los pagos, lo que generará, en últimas, la pérdida de credibilidad y confianza entre tus proveedores y el sistema financiero. Así que, sigue estas 5 claves y aumenta el flujo de caja en tu empresa.

1. Identificar el ciclo del negocio

Los empresarios deben establecer cuáles son los gastos reales y cuándo se generan los ingresos reales del negocio. De acuerdo con Juan David Montoya Posada, gerente de Estrategia Comercial del Grupo Bancolombia, “en muchas ocasiones las compañías generan un ingreso muy importante, pero cuando se revisa la gestión financiera podemos encontrar un déficit en el balance debido a un ciclo inapropiado del negocio”.

Para entenderlo mejor, está el siguiente caso hipotético de una empresa que confecciona prendas de vestir. Para realizar su labor debe importar materia prima desde la India, lo que implica giros anticipados, pues de lo contrario el proveedor no despacha la mercancía.

Explicación flujo de caja: caso hipotético de empresa de confecciones


En estas circunstancias, es conveniente evaluar alternativas para lograr:

  • Acortar el ciclo de recaudo de la cartera (cobrar antes al cliente final).
  • Negociar la ampliación en el ciclo de pagos a los proveedores.

 

Si la estructura del negocio no permite cambiar estos dos rubros, entonces se tendrá que planear:

  • La toma de créditos para capital de trabajo que permita financiar toda la operación, en tanto se recauda efectivamente el dinero.
  • Recurrir al factoring que consiste en vender las facturas emitidas por la empresa para recoger el dinero necesario y atender así las obligaciones adquiridas.

 

Emilio Cardona, experto en finanzas y profesor de la Universidad de los Andes, recomienda estar atentos al tiempo que se toma la empresa para cobrar las facturas a sus clientes, es decir, la rotación de cartera, porque “impacta los ingresos o la inversión de capital de trabajo, entonces al mejorar la rotación de cartera, se está invirtiendo menos en capital de trabajo”. Así que, la adecuada gestión de cobros es fundamental para optimizar el flujo de la compañía.

Otro ejemplo típico es el de las instituciones educativas, en donde los ciclos de contratación de personal están usualmente ajustados a los ciclos en los que ingresan los dineros por concepto de matrículas. De esa manera, los alumnos que pagan sus matrículas y pensiones durante diez meses financian los salarios y la operación de la institución durante ese periodo, por lo que los contratos de los profesores se suscriben a diez u once meses.

Montoya Posada también señala que es importante descartar del flujo de caja los ingresos que no implican liquidez, como es el caso de las valorizaciones (en los ingresos) o las depreciaciones (en los gastos) y registrar solo las transacciones que realmente implican un movimiento en las cuentas de banco o caja.

2. Ajustar los costos y gastos a la realidad de la empresa

Otra clave para aumentar el flujo de caja es analizar la estructura de costos de la empresa para ajustarla a los ingresos producidos e implementar acciones que optimicen la generación de liquidez, es decir, dinero en efectivo para cubrir las obligaciones a corto plazo.

Es importante entonces estar atentos a los gastos que no aportan a la organización como, por ejemplo, equipos subutilizados que, si bien se consideran una inversión, también representan un flujo de caja que se deja de generar.

Según el consultor Norman Velásquez, especialista en alta gerencia, se deben establecer categorías para las entradas y salidas de caja, “pues de esta forma se sabrá con claridad qué actividades o productos dan más rentabilidad y cuáles generan más gastos. De ese modo, se podrá recortar gastos más fácilmente cuando se presentan momentos de crisis”, explicó.

Por su parte, Cardona dice que los empresarios deben trazarse el objetivo de aumentar los ingresos, y controlar o disminuir los costos, los gastos y los niveles de inversión, para lograr que la operación genere beneficios que apalanquen el crecimiento de la empresa en el mediano plazo y aseguren su sostenibilidad.

3. Contar con estados financieros actualizados y confiables

La base del flujo de caja son los estados financieros de la empresa, por lo tanto, es esencial que se lleven de una manera correcta y estén al día, de lo contrario no servirán de mucho para la construcción del flujo. Es común en las pymes revisar los informes financieros con dos o tres meses de rezago, pero esta práctica es inadecuada porque no permite prever las necesidades de caja en el corto y mediano plazo.

Así mismo, se deben verificar los montos de facturación y los plazos de pago otorgados, tener en cuenta los impuestos generados en cada operación y las fechas en las cuales tendrán que girarse a las autoridades tributarias del orden local y nacional.

En este ejercicio el contador es el aliado fundamental, por lo tanto, es necesario involucrarlo en toda la tarea para que se convierta en el generador de información más oportuna para el flujo de caja, especialmente a la hora de considerar los costos de financiación derivados de la toma de créditos o de operaciones de factoring (negociación de cartera). También es conveniente trabajar sobre la planeación del año, para establecer aquellos periodos en donde se realizarán compras, inversiones o gastos extraordinarios como, por ejemplo, la temporada navideña o el Día de la Madre.

4. Construir el flujo de caja y gestionarlo

Para Emilio Cardona, profesor de la Facultad de Administración de la Universidad de Los Andes, es importante construir un flujo de caja a partir del estado de pérdidas y ganancias (PyG). “Lo que hay que hacer es tomar los ingresos, restarle los costos, los gastos, los impuestos y las inversiones. A partir de esa información se construye el flujo de caja”, señala el experto y empresario.

Existen diversos modelos para construir el flujo de caja, pero lo más fácil es partir de un esquema básico y sencillo que permitirá anticipar las necesidades de recursos en determinados periodos. Es claro que resulta más preciso anticipar los gastos y los costos fijos que los ingresos, mientras que los costos variables se prevén según las proyecciones de ingresos dado que deberían estar asociados a la producción del bien o servicio.

Estos son los tres tipos de flujos de caja que se manejan según las actividades financieras realizadas:

  • De operaciones: este tiene en cuenta los dineros que ingresan o se gastan en operaciones propias de la empresa.
  • De Inversión: es el dinero que se genera para la compañía o se gasta como resultado de un capital invertido en un producto, bien o servicio que brindará beneficios en el corto, mediano o largo plazo. Un ejemplo de ello es la inversión en maquinaria y equipos.
  • Financiero: aquí se tiene en cuenta el efectivo que ingresa o se gasta como parte de las transacciones financieras, como la compra o la venta de acciones de la compañía, los pagos de préstamos o de intereses sobre créditos.

 

Descarga el siguiente modelo básico y construye el flujo de caja para tu empresa:

Descarga un modelo básico de flujo de caja


5. Diversificar proveedores y clientes

Concentrarse en pocos clientes es un riesgo para la operación de una empresa, sobre todo en términos de su sostenibilidad, en la medida en que los ingresos estarán muy concentrados y si algún cliente decide terminar el contrato o se atrasa en los pagos afectará todo el flujo de recursos de la organización.

También es conveniente evaluar constantemente a los proveedores, no solamente en términos de costos sino de calidad y cumplimiento. Buscar nuevas alternativas de proveeduría podría generar beneficios a la hora de negociar los costos de los bienes o los servicios requeridos, así como los plazos de pago. Sin embargo, es clave proteger la confianza construida con los proveedores, porque se podrá negociar con ellos el despacho de mercancía aún en circunstancias difíciles generadas por atrasos en los pagos debido a situaciones extraordinarias.

Si usted sólo tiene un cliente y este no le paga, pues no va a tener ingresos. Lo mismo con los proveedores. Si estos no despachan la materia prima, usted no tiene cómo producir y va a incumplir al cliente. Ahí lo estaría perdiendo”, señala Cardona.

¿Cómo beneficiarse de las facturas?

Al contar con facturas debidamente registradas ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales se puede diferir el pago de algunos impuestos hasta que se recaude la cartera del cliente, lo que aliviará el flujo de caja. Consulta con tu asesor tributario esta posibilidad y las condiciones en las cuales puedes hacerla efectiva. Por otra parte, al llenar todos los requisitos de ley en facturación, las empresas tienen la opción de efectuar operaciones de factoring o redescuento de cartera con su banco.

El gerente de Estrategia Comercial de Bancolombia sostiene que una opción fundamental para optimizar el flujo de caja es trabajar de la mano con el aliado financiero. Bancolombia, por ejemplo, maneja cupos de crédito para capital de trabajo que se ajustan a los ciclos productivos de cada actividad y también tiene la opción de Factoring, para negociar la factura expedida por un cliente al empresario en condiciones muy convenientes.

Infografía sobre los beneficios de la facturación electrónica en Colombia.

Adopción de la Factura Electrónica en Colombia

Se estableció mediante el Decreto 2242 de 2015 que dio unas fechas límites para la adopción de este mecanismo, según el tamaño de las empresas. No obstante, aún se encuentra en trámite la contratación del operador del Registro de Facturas Electrónicas (Refel) por parte del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y es probable que no logre entrar en operaciones el primero de enero de 2019, fecha en la que todas las empresas deben tener ya implementada la factura electrónica.
 

Según la Dian, para que las empresas adopten la factura electrónica deben:

  • Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la Dian.
  • Llevar la numeración consecutiva autorizada.
  • Cumplir los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario y discriminar el impuesto al consumo cuando sea el caso.
  • Incluir la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la Dian.
  • Incluir el Código Único de Factura Electrónica (Cufe).

 

Para conocer más sobre la implementación de la facturación electrónica y los cambios que implica, consulta la presentación de la Dian “Proyecto factura electrónica”.

Lograr el equilibrio entre el flujo de caja y las fechas de operación del negocio, eliminar los gastos que no aporten a la organización, revisar oportunamente los estados financieros y diversificar los clientes y proveedores son claves para anticiparse a las necesidades de dinero en efectivo de la empresa.

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