VALORES BANCOLOMBIA S.A. COMISIONISTA DE BOLSA, identificada con el NIT. 800128735-8, con domicilio
principal en la dirección Carrera 48 # 26 – 85, Medellín, Colombia, reconoce la
importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus clientes,
usuarios, colaboradores, proveedores, accionistas, aliados y en general de todos sus grupos de
interés respecto de los cuales ejerce tratamiento de información personal, por lo que en
cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales, adoptó la presente POLÍTICA
PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
I. NORMATIVA APLICABLE
A continuación, se listan las principales normas vigentes en Colombia en materia de
protección de datos personales, con cuyo cumplimiento VALORES BANCOLOMBIA S.A. está
plenamente comprometida y que han sido tomadas en cuenta para efectos del desarrollo de la presente
Política y el Sistema Integral de Gestión de Datos Personales del GRUPO BANCOLOMBIA.
- Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia
- Ley Estatutaria 1266 de 2008
- Ley 2157 de 2021
- Ley 1273 de 2009
- Ley Estatutaria 1581 de 2012
- Decreto 1377 de 2013
- Decreto 886 de 2014
- Decreto 1074 de 2015
- Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio
II. CONTEXTO
VALORES BANCOLOMBIA S.A., responsable desde su actuar y guiada por su cultura y valores corporativos, ha
creado la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, de conformidad con las
disposiciones adoptadas por la Ley 1266 de 2008 y la Ley 1581 de 2012, así como sus decretos
reglamentarios.
En este sentido, la Ley 1266 de 2008, estableció un régimen especial de protección
de los datos personales relacionado con el tratamiento de datos financieros, crediticios, comerciales,
de servicios y los provenientes de terceros países.
Por su parte, la Ley 1581 de 2012, estableció el régimen general de Protección de
Datos Personales en Colombia, desarrollando los principios constitucionales bajo los cuales toda persona
tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar la información personal que repose en bases de
datos o archivos (manuales o automatizados), y a recibir información veraz y verificable.
III. ALCANCE
VALORES BANCOLOMBIA S.A., como responsable del tratamiento, velará por la seguridad y calidad en
el tratamiento de la información, y el cumplimiento del artículo 15 de la
Constitución Política de Colombia, la normativa vigente referente a la protección
de datos personales, y en especial lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y las
demás disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen.
Sin perjuicio del cumplimiento del deber de reserva bursátil y de las obligaciones que en virtud
de la Ley 1266 de 2008 le corresponden a VALORES BANCOLOMBIA S.A, en su calidad de sociedad comisionista
de bolsa de valores, en esta Política se describen los lineamientos que se llevarán a cabo
para proteger los datos personales de los titulares de la información y realizar un debido
tratamiento de estos.
El tratamiento que se realice por parte de VALORES BANCOLOMBIA S.A. se basará en la
autorización otorgada por el titular y tomará en cuenta las finalidades expresamente
informadas, siempre que no hayan sido revocadas.
Así mismo, VALORES BANCOLOMBIA S.A. en desarrollo de su actividad y gestión, y con el fin
de brindar colaboración empresarial entre las empresas del grupo, durante la ejecución de
sus actividades podrá efectuar el tratamiento de datos personales de forma conjunta con las
entidades que pertenezcan o llegaren a pertenecer al GRUPO BANCOLOMBIA, o a quien represente sus
derechos u ostente en el futuro la calidad de acreedor, cesionario, o cualquier calidad frente a los
titulares de la información.
Se entenderán que son parte del GRUPO BANCOLOMBIA, BANCOLOMBIA S.A., VALORES BANCOLOMBIA S.A.,
FIDUCIARIA BANCOLOMBIA S.A. Y CORPORACIÓN BANCA DE INVERSIÓN BANCOLOMBIA S.A. y las
entidades que pertenezcan o puedan llegar a pertenecer al Grupo de acuerdo con la ley, sus filiales y/o
subsidiarias, o las entidades en las cuales estas, directa o indirectamente, tengan participación
accionaria o sean asociados, domiciliadas en Colombia y/o en el exterior, el listado de estas entidades
puede ser consultado aqui
IV. DESTINATARIOS
La presente política, está dirigida a nuestros clientes, usuarios, colaboradores,
proveedores, aliados, accionistas y en general nuestros grupos de interés sobre los cuales
VALORES BANCOLOMBIA S.A. realiza tratamiento de información personal.
V. DEFINICIONES
Se tendrán en cuenta las siguientes definiciones para efectos de la presente política:
- Autorización: es el consentimiento previo, expreso e informado del titular
de la información para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Aviso de privacidad: es la comunicación verbal o escrita que tiene como fin
el informar al titular de los datos sobre la política de protección de datos de
VALORES BANCOLOMBIA S.A.
- Base de Datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
- Causahabiente: es la persona que ha sucedido a otra, en razón a su
fallecimiento (también se pueden entender como herederos o legatarios).
- Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato Público: dato que la ley o la Constitución determina como tal,
así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.
- Dato Privado: es aquel dato que por su naturaleza íntima o reservada
sólo es relevante para el titular de la información.
- Dato Semiprivado: es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada,
ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su
titular sino a cierto sector o grupo de personas.
- Dato Sensible: es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación.
- Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales
por cuenta del responsable del tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales.
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. Para
VALORES BANCOLOMBIA S.A. serán titulares de la información los clientes, usuarios,
colaboradores, proveedores, aliados, accionistas, visitantes, nuestros grupos de interés y
cualquier otra persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento por VALORES BANCOLOMBIA S.A.,
ya sea directa o indirectamente.
- Transferencia de datos: tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del
tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos
personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera
del país.
- Transmisión de Datos: tratamiento de datos personales que implica la
comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia,
con el objeto de que un encargado realice tratamiento por cuenta del responsable.
- Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
VI. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
VALORES BANCOLOMBIA S.A. se compromete con los titulares de la información a tratar sus datos
personales, de conformidad con los siguientes principios:
- Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: VALORES BANCOLOMBIA S.A.
es consciente de que el tratamiento al que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada,
que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Principio de finalidad: VALORES BANCOLOMBIA S.A. tratará los datos con una
finalidad legítima, de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual será
informada al titular al momento de obtener su autorización.
- Principio de libertad: VALORES BANCOLOMBIA S.A. tratará los datos
sólo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no
podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización previa o en ausencia de mandato
legal o judicial.
- Principio de veracidad o calidad: la información que sea objeto de
tratamiento debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible. En VALORES
BANCOLOMBIA S.A. está prohibido el tratamiento de datos fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: VALORES BANCOLOMBIA S.A. conoce que los titulares de la
información tienen derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones,
información acerca de la existencia de los datos que le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento está
sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de acuerdo con lo
dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento
sólo podrá hacerse por personas determinadas o determinables, autorizadas por el
titular y/o por las personas previstas en la ley. Con excepción de la información
pública, VALORES BANCOLOMBIA S.A. no pondrá a disposición los datos personales
en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo si el acceso es
técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares
o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.
- Principio de seguridad: VALORES BANCOLOMBIA S.A. manejará la
información sujeta a tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 con las medidas
técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los
registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
- Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento
de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a la
reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con
alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o
comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades
autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
VII. AUTORIZACIONES
VALORES BANCOLOMBIA S.A. solicitará la autorización de manera que el titular de la
información otorgue su consentimiento previo, expreso e informado del tratamiento al cual son
sujetos sus datos personales.
La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del
titular del dato, las cuales permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su
consentimiento para el tratamiento de su información. Dichas conductas deben exteriorizar de
manera clara la voluntad de autorizar el tratamiento.
El consentimiento del titular se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de
consulta posterior, tales como, comunicación escrita, verbal, virtual o por conductas
inequívocas.
En virtud de su naturaleza y objeto social, VALORES BANCOLOMBIA S.A. recibe, recolecta, registra,
conserva, almacena, modifica, reporta, consulta, entrega, transmite, transfiere, comparte y elimina
información personal, para lo cual obtiene la previa autorización del titular.
La autorización que le otorgan los titulares de la información a VALORES BANCOLOMBIA S.A.
permite entre otras cosas, la realización de las siguientes finalidades: ofrecer y suministrar
información de los productos y servicios, así como consultar, reportar y actualizar sus
datos ante los operadores de información y riesgo; actualizar las relaciones contractuales
vigentes y dar cumplimiento a las obligaciones pactadas, entre otras (ver numeral VIII de finalidades).
VALORES BANCOLOMBIA S.A. conservará prueba de dichas autorizaciones de manera adecuada, velando y
respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la información.
Conozca aquí la autorización para el tratamiento de información
personal que firman nuestros clientes.
Así mismo, en VALORES BANCOLOMBIA S.A. cuando se trate de información que se relacione con
los siguientes tipos de datos, se tendrán las siguientes consideraciones especiales:
a. Datos sensibles
Para el tratamiento de datos sensibles, VALORES BANCOLOMBIA S.A. informará al titular de los datos
lo siguiente:
- Para el tratamiento de este tipo de información el titular no está obligado a dar su
autorización o consentimiento, salvo que los datos sensibles sean requeridos para la
prestación del servicio, lo cual se le informará al titular de forma previa a la
entrega de su consentimiento (por ejemplo; la huella dactilar)
- Se informará de forma explícita y previa qué tipo de datos sensibles
serán solicitados.
- Se comunicará el tratamiento y la finalidad que se le dará a los datos sensibles.
- La autorización de los datos sensibles será previa, expresa y clara.
b. Datos de niños, niñas y adolescentes.
VALORES BANCOLOMBIA S.A. se asegurará que el tratamiento de este tipo de datos se realice de
conformidad con los derechos de los niños, niñas y adolescentes. En este sentido, se
protegerá su carácter especial y velará por el respeto de sus derechos
fundamentales, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012, y en
los artículos 6 y 12 del Decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o
adicionen.
Para efectos de cumplir lo anterior, VALORES BANCOLOMBIA S.A. actuará de conformidad con lo
siguiente:
- Se solicitará autorización del representante legal del niño, niña o
adolescente previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será
valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, a
efectos de realizar el tratamiento de sus datos personales.
- Se informará el carácter facultativo de responder preguntas acerca de los datos de los
niños, niñas o adolescentes sin perjuicio que la prestación de servicios pueda
estar sujeta a la autorización.
- Se informará de forma explícita y previa cuáles son los datos objeto de
tratamiento y la finalidad de este.
VALORES BANCOLOMBIA S.A. informa a todos sus grupos de interés que, de conformidad con el
artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del titular no será necesaria
cuando se trate de: (1) información requerida por una entidad pública o administrativa en
ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, (2) datos de naturaleza pública, (3)
casos de urgencia médica o sanitaria, (4) tratamiento de información autorizado por la ley
para fines históricos, estadísticos o científicos, y (5) datos relacionados con el
Registro Civil de las Personas.
VIII. FINALIDADES
Las siguientes son las principales finalidades con las que VALORES BANCOLOMBIA S.A. realiza el
tratamiento de la información personal:
Clientes y/o usuarios
- Validar y verificar la identidad del cliente para el ofrecimiento y administración de
productos y servicios.
- Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información
del cliente.
- Conocer el comportamiento financiero, comercial y crediticio del cliente y el cumplimiento de sus
obligaciones legales.
- Establecer una relación contractual, así como mantener y terminar una relación
contractual.
- Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el
perfil del cliente y los avances tecnológicos.
- Recibir información por parte del GRUPO BANCOLOMBIA respecto a campañas comerciales
actuales y futuras, promoción de productos y servicios tanto propios como de terceros, y
demás comunicaciones necesarias para mantener comunicado y enterado al cliente mediante:
llamada telefónica, mensaje de texto, correo electrónico, Facebook, Twitter, Instagram
o cualquier red social de integración o mensajería instantánea, entre otros;
- Recibir mensajes relacionados con la gestión de cobro y recuperación de cartera, ya
sea directamente o mediante un tercero contratado para tal función.
- Realizar una adecuada prestación, ejecución y administración de los servicios y
operaciones del mercado de valores, incluyendo la gestión de cobranza.
- Suministrar información comercial, legal, de productos, de seguridad, de servicio o de
cualquier otra índole.
- Conocer la ubicación y datos de contacto del cliente para efectos de notificaciones con fines
de seguridad y ofrecimiento de beneficios y ofertas comerciales.
- Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado,
interbancaria y financiera incluyendo contactar al cliente para estos fines.
- Conocer el estado de las operaciones (activas, pasivas o de cualquier naturaleza) o las que en el
futuro llegue a celebrar el cliente con cualquier entidad del GRUPO BANCOLOMBIA, con otras entidades
financieras o comerciales, con cualquier agente o sujeto del mercado de valores y/o financiero,
operador de información, administrador de bases de datos o cualquier otra entidad similar que
en un futuro se establezca y que tenga por objeto cualquiera de las anteriores actividades.
- Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el
fraude, corrupción, y otras actividades ilegales.
- Realizar, validar, autorizar o verificar transacciones, incluyendo, cuando sea requerido, la
consulta y reproducción de datos sensibles tales como la huella digital, imagen o voz, entre
otros.
- Realizar encuestas de satisfacción concerniente a los servicios prestados por el GRUPO
BANCOLOMBIA.
- Consultar multas y sanciones ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales o bases de
datos públicas que tengan como función la administración de datos de esta
naturaleza.
- La gestión, ejecución y administración de los negocios y/o productos
implicará el tratamiento de datos personales por parte de VALORES BANCOLOMBIA, con el fin de
dar cumplimiento a los encargos conferidos por ley o de forma contractual. El tratamiento de la
información personal está sujeto a que VALORES BANCOLOMBIA realizará el
tratamiento de los datos personales cuando sea intermediario o contraparte en las operaciones,
negocios y/o transacciones que se le encarguen por sus clientes o contrapartes.
- Realizar las validaciones y procesos establecidos en la ley y/o en el acuerdo o contrato suscrito,
los cuales pueden requerir que se comparta información con otras entidades del GRUPO
BANCOLOMBIA, la Bolsa de Valores de Colombia (BVC) u otras bolsas de valores, el Depósito
Centralizado de Valores de Colombia (DECEVAL) u otros depósitos de valores, a los emisores,
al Representante Legal de Tenedores de Bonos (RLTB), Administradores de Sistemas de
Negociación y Registro, a los proveedores de precios, a los organismos de
autorregulación, los depósitos de valores, entidades que custodian valores,
contrapartes, cámaras de riesgos de divisas, emisores y demás proveedores de
infraestructura del mercado de valores y divisas, para que recopilen, administren, intercambien
información entre ellos y la pongan en circulación en el mercado de valores y divisas.
Proveedores y aliados
- La información solicitada al proveedor o aliado podrá incluir información de la
persona natural o jurídica según corresponda. Así mismo, es posible que se
solicite información de los empleados del proveedor o aliado que se encuentren dedicados a
cumplir alguna función o relación con VALORES BANCOLOMBIA S.A. que por la labor
desempeñada requieran acceso a las instalaciones, a los aplicativos y/o sistemas u otros de
la organización.
- Realizar el proceso de vinculación del proveedor o aliado con la Organización,
generando el desarrollo de los procedimientos internos, los cuales son de relacionamiento,
contables, financieros, comerciales, logísticos, entre otros.
- Administrar y verificar antecedentes comerciales, reputacionales y los riesgos de lavado de activos
y financiación del terrorismo, así como para detectar y/o prevenir el fraude,
corrupción y otras actividades ilegales, por parte del proveedor o sus empleados en
relación con la operación de VALORES BANCOLOMBIA S.A.
- Gestionar y fortalecer las relaciones contractuales con el proveedor o aliado, permitiendo un mayor
control en las obligaciones asumidas por las partes.
- Revisar y evaluar los resultados del proveedor o aliado, con el fin de fortalecer los procesos de
contratación dentro de VALORES BANCOLOMBIA S.A.
- Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el
perfil del proveedor o aliado, y de acuerdo con los avances tecnológicos.
- Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado,
interbancaria y financiera a partir de los resultados del proveedor o aliado.
Aspirantes y colaboradores
La información que VALORES BANCOLOMBIA S.A. recolecta de aspirantes o candidatos a cargos dentro
de la organización es tratada con la finalidad de realizar la evaluación de ingreso y el
proceso de vinculación del aspirante.
El tratamiento de la información personal de nuestros colaboradores tiene como finalidad la
gestión de las relaciones laborales existentes con estos, así como el desarrollo de las
diferentes actividades establecidas por la organización. Resaltamos las siguientes:
- Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su actividad como empleador, y a las
actividades propias de su objeto social principal y conexo, las cuales pueden ser realizadas
directamente o con el apoyo de terceros con los que se compartirá su información para
los fines relacionados con el objeto del contrato.
- Compartir sus datos personales con las autoridades (judiciales o administrativas) nacionales o
extranjeras cuando la solicitud se base en razones legales, procesales, y/o tributarias.
- Acceso y autorización de los beneficios establecidos por el empleador, según los
requisitos definidos en cada caso.
- Consulta de sus datos en las listas internas de control, en cumplimiento de las normas nacionales y
políticas internas asociadas al Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de
Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAFT, así como el cumplimiento con
estándares de ética e integridad establecidos por VALORES BANCOLOMBIA S.A.
- Para entregar su información a los fondos de empleados y fondos mutuos de inversión a
los cuales ha autorizado para conocer la misma.
Tratándose de excolaboradores, VALORES BANCOLOMBIA S.A. almacenará, aun después de
finalizado el contrato de trabajo, la información necesaria para cumplir con las obligaciones que
puedan derivarse en virtud de la relación laboral que existió conforme a la
legislación colombiana, o en virtud de los servicios que en virtud de la relación llegaron
a prestarse, al igual que, proporcionar las certificaciones laborales que sean solicitadas por el
excolaborador o por terceros frente a quienes aquel adelante un proceso de selección.
Accionistas
La información y los datos personales de los accionistas, incluida información personal, de
contacto, así como la información y documentación suministrada a través de
canales virtuales, canal telefónico, correo electrónico y actualizaciones de
información serán recolectados, consultados, actualizados, modificados y procesados
directamente por VALORES BANCOLOMBIA S.A. y/o por los terceros designados por éste, para los
siguientes fines:
- Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su calidad de Emisor y Depositante
respectivamente.
- Realizar las actividades de administración integral del libro de registro de accionistas.
- Brindar la información relacionada con trámites, quejas y solicitudes de los
accionistas.
- Dar acceso a la información a las autoridades judiciales o administrativas que soliciten
dichos datos en ejercicio de sus funciones.
- Administrar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y de
corrupción.
- El cumplimiento de las actividades y fines necesarios de la relación emisor –
accionistas.
Acceso a edificios, vigilancia y seguridad de las instalaciones
- Contar con información de cada uno de los empleados, del personal Outsourcing que labora al
servicio del GRUPO BANCOLOMBIA y de los visitantes que ingresen a los edificios de Dirección
General o demás instalaciones de la organización.
- Controlar e identificar el acceso a las sedes administrativas de Dirección General.
- Mantener la seguridad y control de accesos a los edificios, sucursales y otras instalaciones.
VALORES BANCOLOMBIA S.A. les informa a todos los titulares que los datos recolectados directamente en los
puntos de seguridad de las sedes administrativas, edificios, sucursales y otras instalaciones, que sean
suministrados en documentos del personal de seguridad, y los datos obtenidos de las videograbaciones que
se realizan dentro o fuera de las instalaciones de VALORES BANCOLOMBIA S.A., se utilizan con fines de
seguridad de las personas, los bienes e instalaciones.
IX. DURACIÓN DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
Los datos personales estarán sujetos a tratamiento por VALORES BANCOLOMBIA S.A. durante el termino
contractual en el que el titular de la información tenga el producto, servicio, contrato o
relación, más el término que establezca la ley.
X. DERECHOS DEL TITULAR
Los titulares de la información que es objeto de tratamiento por VALORES BANCOLOMBIA S.A.
podrán:
- Conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales, revocar la autorización para
su utilización y ser informados del tratamiento que VALORES BANCOLOMBIA S.A realiza sobre los
datos personales.
- Presentar solicitudes y reclamos relacionados con la regulación vigente en materia de
Protección de Datos Personales.
- Solicitar revocatoria de la autorización y/o supresión de un dato personal, no
procederá cuando los titulares tengan el deber legal o contractual de permanecer en la base
de datos de VALORES BANCOLOMBIA S.A.
En concordancia con el art. 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los derechos anteriormente
mencionados podrá ejercerse por las siguientes personas:
- Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos
medios que le ponga a disposición el responsable.
- Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
- Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la
representación o apoderamiento.
- Por estipulación a favor de otro o para otro.
- Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas
que estén facultadas para representarlos.
XI. DEBERES DE VALORES BANCOLOMBIA S.A.
VALORES BANCOLOMBIA S.A. como responsable de los datos personales almacenados en sus bases de datos, se
compromete a:
- Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
- Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular o prueba de
ésta.
- Informar al titular sobre las finalidades de la recolección, los usos de sus datos personales
y sus derechos en razón a la autorización otorgada.
- Conservar la información en condiciones de seguridad para prevenir su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
- Suministrar a terceros o encargados del tratamiento información veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información que tenga algún tercero o encargado, respecto de todas las
novedades en relación con los datos suministrados y adoptar las medidas necesarias para que
la información esté actualizada.
- Rectificar la información cuando tome conocimiento de que es incorrecta.
- Velar por que los terceros y/o encargados del tratamiento de la información personal de la
cual es responsableVALORES BANCOLOMBIA S.A., cuenten con medidas y políticas efectivas para
el adecuado tratamiento de dicha información. Asimismo, les exigirá
el compromiso de acogerse y dar aplicación a lo previsto en la presente Política
de Tratamiento Datos Personales y demás lineamientos establecidos por VALORES BANCOLOMBIA
S.A. o certificar que sus políticas internas recogen cuando menos las disposiciones
aquí previstas. En caso de no ser posible la emisión de la certificación,
VALORES BANCOLOMBIA S.A. deberá corroborar que las políticas internas de los terceros
y/o encargados recogen criterios de seguridad y/o privacidad equivalentes o superiores a los
aquí previstos. En este sentido, los terceros y/o encargados
deberán adoptar las medidas y condiciones de seguridad y privacidad para los datos
personales que sean compartidos con estos, cuando menos al mismo nivel de protección
adoptado por VALORES BANCOLOMBIA S.A.
- Darle trámite a las consultas y reclamos formulados de conformidad con lo previsto en la
presente Política y en la ley.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones de seguridad y
existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
XII. ATENCIÓN DE CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS
Los titulares de la información cuando requieran realizar alguna consulta, queja o reclamo
podrán hacer uso de:
a. Consultas
Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona que pueda tener un interés
legítimo, podrán solicitar que se les informe sobre los datos personales del titular que
se encuentren almacenados en cualquier base de datos de VALORES BANCOLOMBIA S.A.
De acuerdo con lo anterior, VALORES BANCOLOMBIA S.A. promueve el derecho de consulta, dándole a
conocer la información personal vinculada al titular.
Las consultas que versen sobre temas de acceso a la información, constancias de la
autorización otorgada por el titular, usos y finalidades de la información personal, o
cualquier otra consulta relacionada con la información personal entregada por parte del titular,
deberán presentarse por medio de los canales habilitados por VALORES BANCOLOMBIA S.A.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días
hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no sea posible atender la consulta dentro del término previsto, se informará al
interesado, señalando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta,
la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
término, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
b. Reclamos
Corrección, actualización, supresión y revocatoria
Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un interés legítimo, que
considere que la información contenida en alguna de las bases de datos de VALORES BANCOLOMBIA
S.A. deba ser objeto de corrección, actualización o supresión o que adviertan un
posible incumplimiento de los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios,
podrán presentar un reclamo siguiendo con los requisitos del artículo 15 de la misma ley.
Requisitos para presentar un reclamo:
- Identificación del titular o de quien está presentando la reclamación,
señalando su nombre y número de identificación.
- Describir el motivo del reclamo de forma clara y expresa, donde se establezcan los hechos que
originaron el mismo, presentando los documentos que pretenda hacer valer.
- Acreditar el interés legítimo con el que actúa quien presenta el reclamo y
adjuntar, en caso de ser necesarios, los soportes correspondientes.
- Señalar el teléfono, la dirección física o electrónica a la que
se deba notificar y remitirse la respuesta de la solicitud.
En todo caso, si el reclamo está incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco
(5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Si transcurren
dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información
requerida, VALORES BANCOLOMBIA S. A. entenderá que ha desistido del reclamo.
Cuando VALORES BANCOLOMBIA S.A. no sea la entidad competente para resolver el reclamo presentado, se
dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días
hábiles, y se informará de dicha situación al interesado.
En el caso que el reclamo sea recibido completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que
diga "en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2)
días hábiles. Esta leyenda permanecerá hasta que el reclamo sea resuelto y se
ajustará de acuerdo con los procedimientos internos.
Ahora bien, el término máximo para atender el reclamo será de quince (15)
días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no
fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de
la demora y la fecha en que se resolverá su reclamo, la cual en ningún caso podrá
superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un interés legítimo,
podrán presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, pero sólo una vez
hayan agotado el trámite de consulta o reclamo ante VALORES BANCOLOMBIA S.A., como responsable
y/o cualquier encargado, de conformidad con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
Supresión de la información
Cuando el titular solicite la supresión de toda o parte de su información personal VALORES
BANCOLOMBIA S.A. analizará el requerimiento realizado. Sin embargo, no procederá la
supresión de la información cuando el titular tenga algún deber legal o contractual
de permanecer en la base de datos que administra VALORES BANCOLOMBIA S.A.
Revocatoria de la autorización
En caso de solicitar la revocatoria de la autorización de sus datos personales, VALORES
BANCOLOMBIA S.A. analizará el requerimiento realizado y comunicará al titular si esta
revocatoria procede.
No procederá la revocatoria de la autorización cuando el titular tenga algún deber
legal o contractual de permanecer en la base de datos que administra VALORES BANCOLOMBIA S.A.
Las consultas y reclamaciones presentadas se tramitarán de acuerdo con los procesos y
procedimientos internos.
XIII. CANALES DE ATENCIÓN DE CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS
Para que los titulares de los datos personales puedan ejercer su derecho a conocer, actualizar,
rectificar y/o suprimir su información personal, VALORES BANCOLOMBIA S.A. tiene habilitados los
siguientes canales:
- Sucursales físicas: los titulares de la información pueden acercarse
a cualquiera de las sucursales y presentar su solicitud dentro de los términos establecidos
por la ley.
- Sucursal telefónica: para realizar una reclamación acerca del manejo
de datos personales, los titulares de la información pueden comunicarse a los siguientes
números: Bogotá (60-1) 343 00 00, Medellín (60-4) 510 90 00, Cali (60-2) 554 05
05, Cartagena (60-5) 693 44 00, Bucaramanga (60-7) 697 25 25, Barranquilla (60-5) 361 88 88, Pereira
(60-6) 340 12 13. Línea gratuita nacional 01800 09 12345
- Página web: En la página web oficial (grupobancolombia.com o valores.grupobancolombia.com/), el titular de la información
puede conectarse con VALORES BANCOLOMBIA S.A. utilizando los siguientes medios: “Chatea
con nosotros”, “Llámanos”, “Déjanos
Llamarte” y “Visítanos”. Además, se puede
diligenciar el formato virtual que allí se encuentra, incluso para sugerencias o solicitudes
de información.
Así mismo, VALORES BANCOLOMBIA S.A. cuenta con canales de radicación como
son: a) Redes sociales, b) Fuerza comercial especializada, y c) Oficinas de servicios empresariales.
La Sucursal Virtual – Valores a través de la opción
“Actualizar Datos” es un canal adicional habilitado, de forma puntual, en caso de
que el titular de la información requiera modificar, cambiar y/o actualizar su información
personal.
Otros canales de comunicación
El Defensor del Consumidor Financiero está atento a resolver cualquier inquietud y
colaborar con las necesidades de los consumidores conformidad con los requerimientos previstos para el
acceso y tipo de solicitud.
XIV. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
Eventualmente VALORES BANCOLOMBIA S.A., como responsable de la información personal almacenada en
sus bases de datos y en desarrollo de las finalidades descritas en el presente documento, podrá
realizar transferencia o transmisión nacional o internacional de datos.
VALORES BANCOLOMBIA S.A. está comprometido con verificar el nivel de los estándares de
protección y seguridad del país receptor de la información personal, realizar la
declaración de conformidad (cuando aplique) y suscribir contrato de transferencia u otro
instrumento jurídico con disposiciones orientadas a velar por la protección de los datos
personales objeto de transferencia.
En virtud de esta relación de intercambio, VALORES BANCOLOMBIA S.A. ha adoptado diversos
lineamientos para la relación con terceros, con el fin de proteger la información objeto
de esta actividad.
En aras de proteger la información, VALORES BANCOLOMBIA S.A. verificará si la
Superintendencia de Industria y Comercio ha incluido al país respectivo en la lista de
países que ofrecen un nivel adecuado de protección de datos o revisará la normativa
vigente en el país receptor de la información, para determinar si se cuenta con las
condiciones idóneas de seguridad para la información objeto de transmisión o
transferencia.
XV. RELACIONAMIENTO CON TERCEROS Y/O ENCARGADOS
En desarrollo de esta Política y las disposiciones internas para el manejo adecuado de datos
personales, VALORES BANCOLOMBIA S.A. velará porque los terceros con que se vincule o con los que
establezca relaciones comerciales, laborales o alianzas, adecuen sus conductas al régimen de
protección de datos personales en Colombia.
En atención a lo anterior, VALORES BANCOLOMBIA S.A., sin perjuicio de toda la
documentación, modelos y medios previstos para la solicitud de la autorización para el
tratamiento, los avisos de privacidad, registros y coberturas contractuales y/o legales, podrá
solicitar a terceros y/o encargados información idónea y pertinente para verificar y
observar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente política y en el
régimen de protección de datos personales en Colombia.
En este sentido, VALORES BANCOLOMBIA S.A. podrá solicitar a terceros y/o encargados que acrediten
de manera previa, durante o de forma posterior a la relación que los vincule, el cumplimiento de
los requisitos del régimen de protección de datos personales. De tal forma que se
podrá solicitar una revisión y supervisión de forma eventual o periódica,
del cumplimiento de los requisitos legales y/o contractuales, mediante evidencias o soportes de la
gestión realizada, realizar visitas a las instalaciones del tercero, entre otras actividades que
podrán coordinarse para validar el cumplimiento.
En caso de querer conocer los terceros y/o encargados con los que realiza tratamiento de datos
personales, pueden consultarlo en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de
Industria y Comercio, en siguiente link https://rnbd.sic.gov.co/sisi/consultaTitulares/consultas/. ó consulta aquí los terceros.
En todo caso, VALORES BANCOLOMBIA S.A., requiere compartir información con ciertos terceros que
son necesarios e inherente a la ejecución de las operaciones de intermediación autorizadas
a las sociedades comisionistas de bolsa, tales como, bolsas de valores, sistemas de negociación
y/o registro de valores y/o divisas, cámaras de riesgo central de contraparte, depósitos
centralizados de valores, y en general, cualquier proveedor de infraestructura del mercado de valores.
XVI. COOKIES
VALORES BANCOLOMBIA S.A. en aras de mejorar su servicio en el sitio web y los aplicativos digitales,
utiliza cookies propias y de terceros con el fin de optimizar la experiencia de nuestros clientes y
usuarios, monitorear información estadística, presentar contenidos y publicidad
relacionados con las preferencias de los usuarios cuando naveguen por nuestro sitio web, plataformas y/o
aplicativos tecnológicos y/o digitales.
La información que se recopila mediante las cookies se encuentra cifrada y no será
utilizada para identificar y/o revelar la información del usuario. De igual forma no se recopilan
datos de los usuarios, tales como: número de tarjetas débito o crédito, u otra
información de carácter financiero o crediticio.
Para más información sobre el uso de las cookies en el sitio web y los aplicativos
digitales, pueden consultar las políticas que sobre cookies ha establecido o llegue a establecer
VALORES BANCOLOMBIA S.A.
XVII. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS COMPLEMENTARIOS Y MODIFICACIONES DE LA PRESENTE POLITICA
En virtud, de la presente política, VALORES BANCOLOMBIA S.A. podrá desarrollar
políticas sobre aspectos específicos (por ejemplo, política de cookies), así
como lineamientos, directrices y circulares orientados a su implementación, siempre que sean
consistentes con el marco normativo y esta política.
Esta política puede ser modificada en cualquier momento con el objeto de adaptarla a nuevas
prácticas que se desarrollen o a novedades legislativas o jurisprudenciales en la materia.
Cualquier actualización se pondrá a disposición de los titulares de la
información personal en la página web https://www.grupobancolombia.com/wps/portal/personas o en cualquier otro medio
que se considere pertinente, indicando la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente
modificación o actualización, según sea el caso.
XVIII. VIGENCIA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales empieza a regir a partir de la fecha de su
aprobación.
POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE VALORES BANCOLOMBIA
S.A.
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Versión:
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2.0
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Actualización:
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Ajustes del procedimiento de solicitud de información, tratamiento,
actualización, rectificación, revocación y supresión de los
datos.
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Vigencia:
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24 de febrero de 2022
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