Formalización empresarial para el crecimiento de tu negocio

En Colombia la informalidad es alta. Según el módulo de micronegocios de la Gran Encuesta Integrada de Hogares (GEIH) del DANE, en 2015, el 73,2% de las microempresas no contaban con Matrícula Mercantil ni RUT. Gran parte de las iniciativas empresariales nacen de forma espontánea o por necesidad de subsistencia.

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Contenido del artículo

- ¿Qué es la formalización empresarial?
- Beneficios de se ser una empresa formal
- Líneas de acción para la formalización
- Cómo alcanzar altos estándares de formalización

En muchos negocios nacientes en Colombia el instinto es el principio de la planeación empresarial. La informalidad y la falta de previsión se convierten así en el factor común de un amplio porcentaje de la economía nacional.

La formalización empresarial es una preocupación constante en el país y así lo demuestra el documento Conpes 3956 del 2019, que propone una política a ejecutar a lo largo de 10 años. En la que se plantea el camino a seguir para lograr esta formalización con una visión distinta a la tradicional.

¿Qué es la formalización empresarial?

Con esta nueva política se pasa de un estado binario de cumplimiento o incumplimiento de normas a un proceso multidimensional de pasos y niveles de informalidad.

Por ejemplo, una empresa puede tener registro en una cámara de comercio, pero no pagar seguridad social, lo que la convierte en una empresa legal un grado de informalidad, según explica Juan Sebastián Robledo, director de Innovación y Desarrollo Empresarial del Departamento de Planeación Nacional.

Así mismo, cambia el paradigma que indica que la formalización desde el primer momento es la única forma de alcanzar crecimiento, desarrollo y mayor productividad en las empresas:

“Aquí sucede que, a medida que la empresa crece y se hace más productiva, se va volviendo más formal. Un negocio que quiere venderle a X cliente y este le exige el registro Invima, obliga a esa empresa a formalizarse para poder hacer más negocios. Por eso, para los pequeños empresarios, va teniendo sentido la formalización a medida que van creciendo”, añade Robledo.

Teniendo en cuenta esto, el documento Conpes propone promover la formalización empresarial desde otro punto de vista que depende del ciclo de vida de la empresa y de su proceso de generación de valor. Así, se comenzaría con:

Formalidades en el documento Conpes para la formalización empresarial

De esta forma se plantea una estrategia y un plan de acción que tienen como eje central mejorar la relación costo-beneficio de la formalidad y reducir la carga regulatoria.

La idea es facilitar este proceso de formalización centralizando, por ejemplo, gran parte del papeleo a través de la Ventanilla Única Empresarial (VUE) o reduciendo los costos de registrar una empresa ante la respectiva cámara de comercio.

“Formalizarse tiene costos y beneficios y la empresa solo se volverá formal si los beneficios son más altos que los costos. Tenemos que ayudarles a esas empresas a crecer para que, a medida que lo hagan, vean los beneficios de ser formales”, comenta Robledo.

Beneficios de ser una empresa formal

Para Juan David Linares Ospina, analista del segmento Negocios Independientes de Bancolombia, a quien más conviene la formalización es a aquellas personas o empresas que tienen una proyección de crecimiento clara.

“Cuando esa persona o empresa sabe que si cumple con las normas puede acceder a mejores fuentes de crédito, pues va a formalizarse. Si tiene aspiraciones de contratar con el Estado, se verá obligada a hacerlo. Si quiere exportar, no va a poder llevar sus productos y servicios a otros mercados si no cumple con las normas. Incluso por un tema social, si quiere tener una mano de obra feliz, tendrá que hacer que sus empleados coticen a pensión y accedan a servicios de salud”, agrega Linares.

La formalización también facilita el acceso a productos financieros, a mejores tasas de interés y a modelos de atención más personalizados. Para Bancolombia es clave conocer los flujos transaccionales de los clientes para diseñar soluciones que les permitan acceder a recursos de financiación más competitivos o a cupos preaprobados.

Pensar en solucionar las necesidades de los empresarios llevó a crear la estrategia del Código QR, que no tiene costo para el cliente, le facilita comprar si no tiene dinero a la mano y es un medio de aceptación que le da seguridad al empresario al disminuir el manejo de efectivo.

Sin embargo, el mayor reto para la formalización es motivar el cambio de los comportamientos y, en el caso del sector bancario, es clave brindar educación financiera a los empresarios para impulsar el crecimiento de sus negocios.

En ese sentido Bancolombia acompaña con sus productos financieros a los negocios que van creciendo, mostrándoles las ventajas y beneficios del producto, pero también el momento y la forma de usarlos.

De acuerdo con esa lógica, podría empezarse con un microcrédito, luego se puede pensar en un cupo límite de cartera para autogestionarse y después se estará en capacidad de manejar las líneas de factoring y de leasing o una cuenta de nómina, así la empresa va creciendo y formalizándose de acuerdo con sus necesidades.

En este proceso, la sucursal pyme de Bancolombia es clave porque está diseñada a la medida de los pequeños negocios con el fin de facilitarles todas sus transacciones y acceso a los servicios de manera autogestionable.

Así mismo, con el fin de proveer educación financiera, Bancolombia se alió con Elévate, una firma estadounidense que ofrece este tipo de formación, al estilo de un coach financiero, que permite a los pequeños empresarios mejorar sus prácticas empresariales en el corto plazo.

Como lo dice el Conpes de Formalización, facilitar y agilizar los procesos y trámites permite que las personas aprecien los beneficios de ser formales. Con esta idea, Bancolombia llevó a cabo otra alianza, esta vez con la plataforma Tributi, que permite a las personas naturales clientes del banco hacer su declaración de renta de manera sencilla, confiable y segura en línea.

Lo mismo sucede con Alegra, un software contable básico y de facturación en la nube diseñado para gerentes, en el que pueden consultar movimientos contables con el detalle de cada transacción y generar reportes contables, libro diario, libro mayor y libros auxiliares.

El programa también les permite generar facturas automáticamente, crear cotizaciones y convertirlas en facturas. Y, para mantener la información actualizada, permite también conectarse con otros sistemas como Comercio Electrónico, CRM, ERP y Sistema Contable.

Líneas de acción para la formalización

El documento Conpes 3956 plantea una política a desarrollarse en un plazo de 10 años a través de 16 líneas de acción, que incluyen bajar costos y facilitar trámites y promover los canales de financiamiento para las Mipymes. Algunas de estas líneas son:

Reducir la carga regulatoria de entrada a la formalidad, del uso de insumos, de la producción y comercialización y de la declaración y pago de impuestos.
Modificar la tarifa del registro mercantil, que ahora está definida en UTV y no en S.M.M.L.V. para que aumente proporcionalmente con el resto de los precios de la economía.
Agilizar los trámites como la afiliación a seguridad social para que se puedan hacer en dos días y medio y no en los cinco actuales, por lo menos en las ciudades de alto desempeño.
Generar programas de desarrollo empresarial básico para ayudar a las empresas registradas a materializar de forma inmediata y tangible los beneficios de la formalidad. Las líneas de acción se basan en el trabajo y los aprendizajes que dejan los programas de las cámaras de comercio.
Fortalecer los canales de financiamiento para las Mipymes y promover su participación en los procesos de contratación pública.
Generar más información sobre el universo empresarial en Colombia y las políticas para promover mayores niveles de formalidad ajustando la encuesta de microempresarios del DANE y mejorando la información de las empresas en el RUES (Registro Único Empresarial).
Evaluar el impacto de los programas de formalización empresarial.

Cómo alcanzar altos estándares de formalización

Dado que la formalización empresarial se considera un proceso, a continuación te contamos los aspectos que te permitirán avanzar en él:

Pasos a seguir para la formalización de una empresa

Como pudiste ver, la formalización, más que una acción inmediata para la creación de las pymes, es un proceso que, a medida que se va completando, permitirá acceder a beneficios para el negocio y el bienestar de los empleados. En Bancolombia, aquellas pequeñas y medianas empresas que lo requieran encontrarán un aliado para cumplir esta meta.

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