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Si tienes buenas ventas, pero el flujo de caja y la rentabilidad van mal, es el momento para que revises el precio que le has fijado a tus servicios y para ello necesitas estimar todos los costos que te implican. Te entregamos las claves para calcular el precio de tus servicios con base en lo que te cuesta prestarlos.

La información aquí contenida es simplemente material informativo que se pone a disposición de las pymes. Es responsabilidad exclusiva de los clientes y las pymes el cumplimiento de la normatividad que le sea aplicable.


Contenido del artículo

- ¿Conoces cuáles son los costos de tus servicios?
- 4 pasos para estructurar un sistema de costos adecuado
- Fórmula para calcular el precio de un servicio


¿Conoces cuáles son los costos de tus servicios?

Para fijar cuánto vas a cobrar por tus servicios, primero debes determinar cuánto te cuesta prestarlos. Debes asegurarte de que ese precio que estipules cubra los diferentes costos asociados a la producción o creación de lo que ofertes.

Estos costos son los relativos a la producción, al mercadeo, la administración y la financiación del negocio, ya que todos estos procesos confluyen para que un producto o servicio pueda fabricarse o desarrollarse y salir al mercado. Así mismo, es vital que el precio deje un margen de utilidad a la empresa.

Sin embargo, no existe una metodología establecida ni perfecta para llegar a conclusiones sobre ese valor. De hecho, en la mayoría de los casos, las organizaciones desarrollan estrategias únicas con base en su propia realidad con el fin de llegar a una conclusión asertiva sobre cuánto cobrar.

Una de las empresas que creó un modelo para estimar cuánto le cuesta un proyecto es DaVinci Technologies, que es partner de Google y presta servicios de consultoría y cloud computing para las empresas.

De acuerdo con Manuel Hurtado, director financiero de esta compañía, “hemos comprendido la importancia de costear en función de los esfuerzos que requiere la implementación de un proyecto en términos del tiempo invertido por las personas que intervienen en él”. Para lograrlo, la compañía maneja cuatro elementos críticos:

  • Cuentan con un equipo directivo que mapea las actividades y responsabilidades que requiere un proyecto.
  • Emplean los datos que les da su experiencia con los clientes para saber rápidamente cuánto les cuesta desarrollar un producto.
  • Sistematizan y alimentan su información financiera con datos claros y confiables para estimar los costos de nuevos proyectos.
  • Cuentan con herramientas que les facilitan esa sistematización a las que han incluido nuevas variables para lograr resultados más concretos.

 

Estas herramientas se nutren tanto de datos históricos como del conocimiento sobre los requerimientos en términos de personal asociado a cada proyecto.

Fórmula para calcular el costo de la mano de obra de un servicio

Así que para determinar cuánto vas a cobrar por tus servicios debes considerar estos costos fijos como los costos variables. ¿Qué son y en qué se diferencian? Veamos.

Costos fijos

Son los costos que el negocio debe cubrir, aunque no venda. Están relacionados con la mano de obra y otras dimensiones del quehacer empresarial:

“Dentro de estos se encuentran los sueldos de los empleados, el alquiler del local, el mobiliario, la maquinaria y el costo de los servicios públicos básicos”, señala el ebook “¿Cómo fijar los precios de tus productos y servicios?”, de la Cámara de Comercio de Cali.

Asimismo, incluye el valor para la renovación de los equipos de trabajo, pues estos tienen una vida útil. Si el equipo dura unos 3 o 4 años, deberías considerar su valor comercial y dividirlo por el número de meses restantes para que cuando saque la mano tengas el capital para adquirir uno nuevo y evitar incurrir en un gasto en el futuro.

Costos variables

En las empresas de servicios, aparte del personal, el arriendo y los servicios públicos, prácticamente todos los costos son variables. Para calcularlos, DaVinci Technologies toma el costo fijo de la hora de trabajo de un empleado y lo multiplica por el número de horas que se requieran para cada proyecto, por ejemplo. Así mismo, incluye en sus propuestas comerciales el valor correspondiente a la carga administrativa asociada a ese proyecto.

Del mismo modo, es importante tener en cuenta otros gastos variables generados por los desplazamientos a otras ciudades, las comisiones por ventas para el equipo comercial, y los rubros de imprevistos, definidos con base en la experiencia de la organización en proyectos antiguos.

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4 pasos para estructurar un sistema de costos adecuado

De acuerdo con Darío Alejandro Fuentes, profesor de Finanzas de la Universidad de los Andes, para estructurar un sistema de costos adecuado se pueden seguir cuatro pasos:

  1. Hacer un diagnóstico de lo que está fallando: el déficit en el flujo de caja y la baja rentabilidad son síntomas de una dolencia más profunda y el reto está en identificar si se tienen mapeados los costos y gastos asociados a la producción del servicio.
  2. Hacer un diseño de la estructura de costos, identificando aquellos costos que son variables y los fijos con su respectivo porcentaje de participación.
  3. Asignar los costos en el modelo diseñado y definir costos para cada proyecto o servicio prestado.
  4. Realizar un seguimiento constante del modelo y evaluar su efectividad, realizar ajustes y mejoras con base en esas evaluaciones.

 

“Cada sistema de costos es diferente, dependiendo de lo que se quiere evaluar. El sistema de costos debe incluir todo, por ejemplo, los impuestos asociados al proyecto y las pólizas de cumplimiento que se tienen que comprar. En la contabilidad tradicional, el costo se asocia al producto y los gastos a la operación (administrativos, de ventas y financieros), pero en este modelo todo va en una bolsa”, señala el profesor de los Andes.

 

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Fórmula para calcular el precio de un servicio

Fórmula para calcular el precio de un servicio.

Antes de calcular el precio final del servicio, debes añadirle a los costos fijos y variables un porcentaje de utilidad. Pero ¿cómo definir ese porcentaje? Para esto no existe una regla, pero el sistema de costos ayuda a las empresas a encontrar la respuesta.

En DaVinci Technologies a veces los proyectos se alargan y “los ingresos no se generan cuando esperamos, los costos no se ejecutan. Por eso lo ideal es que los sistemas de costos sean predictivos, es decir que el presupuesto versus la ejecución sea del cien por ciento”, afirma su director financiero.

De esa forma se garantiza la utilidad que espera la empresa y el crecimiento en el número de clientes que puede atender satisfactoriamente. ¿Cómo calcular el porcentaje de utilidad? El margen de utilidad debe estimarse con base en la estrategia de posicionamiento del negocio, en la medida en que el precio puede ser percibido como un atributo para el cliente.

Si se trata de un servicio altamente sofisticado, en el que el conocimiento especializado es difícil de conseguir, el posicionamiento permitirá buscar márgenes altos de utilidad. En cambio, cuando se trata de servicios fácilmente masificables, dirigidos a segmentos de clientes de ingresos bajos, el margen tendrá que ser menor para apostar al volumen.

Para darte claridad con respecto al tema de márgenes de utilidad y precios, examinemos dos casos hipotéticos.

  • En el primer ejemplo, una empresa desarrolla un ERP (un sistema de planificación de recursos empresariales) altamente sofisticado que requiere de especialistas calificados cuyas horas de consultoría son costosas. El mercado de este producto son las empresas grandes, con requerimientos muy específicos y, por lo tanto, el margen será mayor para la organización que presta el servicio de implementación y venta.
  • En el segundo caso, se presta el servicio de gestión y pago de servicios de empleados domésticos a través de una plataforma en línea, que cobra $60.000 pesos por tener al día todas las obligaciones laborales de este grupo de trabajadores. La apuesta aquí es el mayor número posible de clientes, con un margen muy bajo por operación.

 

Existen diversos sistemas de costeo que pueden ser analizados para incorporarlos a la empresa o diseñar uno ajustado a la realidad de cada negocio. Entre los más populares está el Costeo Basado en Actividades ABC, que se enfoca en identificar los costos indirectos de producción de un bien o servicio para incorporarlos de manera efectiva en el costeo. Otro método es del de Costos por procesos, que establece el costo que se genera en cada fase de producción del bien o servicio.

Considera todos los costos para ponerle precio a los servicios que ofreces, pero recuerda que este sistema es muy diferente del estado de resultados de la empresa. Según Darío Alejandro Fuentes, profesor de Finanzas de la Universidad de los Andes, “la contabilidad de costos es más discriminada y me permite saber qué tan bueno o rentable es un producto o servicio de manera específica, para determinar si se debe o no mantener. Además, permite discriminar el costo por clientes, por producto o por dependencias. A partir de esa base se puede planear, ejecutar y tener un horizonte más claro para la empresa”.

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