8 pautas para realizar asambleas de accionistas efectivas

Conoce algunas pautas que te serán útiles, para que realices asambleas de accionistas efectivas.

La información aquí contenida es simplemente material informativo que se pone a disposición de las pymes. Es responsabilidad exclusiva de los clientes y las pymes el cumplimiento de la normatividad que le sea aplicable.

El foro natural para que los propietarios de una empresa puedan comunicarse con la administración de su Compañía es la asamblea general de accionistas. Algunos empresarios hacen parte de la administración de la empresa, pero otros no, por eso es importante desplegar un conjunto de prácticas de transparencia y buen gobierno en torno a las asambleas de accionistas con el fin de asegurar que todos los propietarios cuenten con información clave sobre el desempeño y futuro de la empresa.

A continuación, se incluyen un conjunto de pautas que pueden ser de utilidad para este tipo de reuniones:

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  • La convocatoria

    La convocatoria a los accionistas para informar de la existencia de una asamblea debe hacerse al menos con la antelación que establezcan los estatutos sociales de la compañía o la regulación que le es aplicable. No obstante, es recomendable enviar las comunicaciones a los accionistas con periodos superiores a los establecidos en los estatutos o en la regulación, de manera que se garantice con suficiente oportunidad a la mayoría de los propietarios o si es posible que todos los accionistas, tengan claridad sobre la fecha, hora y lugar donde se realizará la asamblea.

    El lugar

    En algunas comunicaciones se olvida indicar el lugar exacto donde se hará la asamblea partiendo de la premisa que todos los propietarios saben en donde se hará la reunión porque tradicionalmente siempre se hace en el mismo lugar. Sin embargo, se recomienda ser claros en cuanto al lugar donde se celebrará la reunión:

    • Dirección exacta.
    • Número de piso si es un edificio.
    • Oficina o sala donde se realizará.

    La comunicación

    Es usual utilizar comunicaciones escritas para convocar a las reuniones de asamblea y junto con esta, enviar el material necesario para la toma de decisiones:

    • Estados financieros.
    • Informe de gestión de la administración.
    • Proposición para distribución de utilidades.
    • Información para los nombramientos de junta directiva, gerente general o revisor.

    No obstante, también es posible complementar la carta de convocatoria con un correo electrónico cuando las reuniones de asamblea tienen un número pequeño de propietarios y/o se conoce su email o con una llamada informando el día, hora y lugar en que se realizará la reunión. Otra práctica recomendable es publicar la convocatoria de la asamblea en la página web corporativa de la sociedad. Para asambleas con accionistas numerosos o que tengan accionistas de difícil ubicación, es viable hacer una publicación en un diario de amplia circulación nacional o local con la convocatoria.

     

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    • De manera previa es recomendable darle a conocer a los accionistas que están convocados a una asamblea, los documentos y soportes que servirán de base para la toma de una decisión en la reunión. Para poner en conocimiento esta información podrá utilizarse la página web corporativa o junto con la convocatoria enviar por correo físico la información a cada propietario.
    • Es costumbre por ejemplo hacer llegar los estados financieros de cierre de ejercicio con sus respectivas notas y la opinión del revisor fiscal en los casos en que se tenga, el proyecto de distribución de utilidades con claridad de si se va a pagar dividendos en efectivo o acciones y las fechas del pago del dividendo. Si hay una reforma a los estatutos el texto que contiene la reforma, indicando de manera clara los cambios que se pretenden proponer y si se van a realizar elecciones como por ejemplo nombramiento de la junta directiva es factible remitir breve reseña de los candidatos que se van a postular indicando quien hace la postulación.

     

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    • Al inicio de cualquier reunión de asamblea es necesario que el presidente o secretario designado en la reunión valide y asegure que se cuenta con el quórum necesario, legal o estatutario requerido para poderla realizar. En algunas compañías inician la reunión de asamblea a pesar de no contar con el quórum suficiente, con la expectativa de que a lo largo de la reunión lleguen las personas que aseguren necesarias para tomar decisiones, esta no es una buena práctica de gobierno corporativo y da lugar a incumplimientos legales sobre el funcionamiento de las asambleas.
    • Para las reuniones de órganos colegiados como el caso de las asambleas, existe un quórum mínimo legal o estatutario para abrir la reunión y empezar a deliberar, al igual para la toma de decisiones.
    • Si al inicio de la reunión no se cuenta con un quórum suficiente se deberá dar una espera prudente (máximo 15 minutos) para que lleguen los accionistas y si no se logra el quórum, será necesario dejar constancia de dicha situación y realizar una segunda convocatoria para otra reunión.  

     

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  • Dentro de las pautas efectivas para realizar una reunión de asamblea, se encuentra el inicio puntual de la reunión respetando la hora citada para la misma. En algunas ocasiones se encuentra el presidente de la reunión con el inconveniente de no contar con el quórum necesario y suficiente para empezar la asamblea, y para evitar realizar una segunda convocatoria, da una espera razonable para dar inicio a la reunión. El inicio puntual de las reuniones cuando se tiene el quórum necesario ayudará a disciplinar a algunos accionistas impuntuales y premiará a aquellos que llegaron a la hora citada.

     

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    • La agenda de una reunión debe listar en lo posible todos los temas que serán tratados en la reunión, de manera que se de transparencia y claridad a los accionistas sobre los temas que serán abordados en este foro y el accionista pueda tomar la decisión informada de asistir o no a esta reunión o dar poder para que un tercero lo represente, dando claras instrucciones de voto.
    • Es usual en las asambleas ordinarias acudir al punto de varios que habitualmente se incluye en la parte final de la agenda y usar este espacio para incluir los temas que la administración en un momento dado no incluyó o someter a aprobación temas que propongan dentro de la reunión los mismos accionistas.
    • Las prácticas de gobierno corporativo recomiendan eliminar este punto de varios, o dejarlo solo para intervenciones de los accionistas puntuales, pero no usar este espacio para someter a aprobación de los accionistas temas materiales o relevantes que no era posible prever con anterioridad a la asamblea. Esta práctica protegerá a los accionistas ausentes y evitará toma de decisiones improvisadas e imprevistas que impacten la sociedad.

     

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  • Se recomienda como buena práctica de gobierno corporativo a medida que avanza la agenda de la reunión de asamblea, informar a los accionistas de la reunión al terminar cada punto si la decisión adoptada fue favorable o no y si fue favorable, con qué porcentaje del quórum se tomó, así mismo indicar si hubo votos en contra o abstenciones e informarlo. Esto ayudará a que los accionistas tengan total claridad de qué se decidió en cada punto y evitará malas interpretaciones que den lugar a impugnaciones de las decisiones que se toman y se consignan en las actas. 

     

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    • Tradicionalmente las decisiones de órganos colegiados como es el caso de las asambleas se consignan en actas que son probadas en la reunión siguiente. No obstante, dado que es usual que una asamblea se haga una vez al año, esperar al año siguiente a que se apruebe el contenido del acta de la reunión anterior, tiene varias consecuencias en especial cuando se aprueban reformas estatutarias o nombramientos, porque estos no se podrán llevar a cabo sin que se tenga el acta aprobada.
    • Es por esto, que cada vez toma más vigencia la práctica de designar en la reunión de asamblea, una comisión que verifique y apruebe el contenido del acta. No se tiene un término legal establecido para la elaboración de un acta, sin embargo, se considera un término razonable para la elaboración de esta y revisión de la comisión redactora 15 días hábiles posteriores a la realización de la asamblea.

     

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