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The New York Times

4 consejos para la colaboración virtual efectiva

/Bancolombia/Categoria Capital Inteligente/Harvard Business School Publishing Corp.01-12-2020

Por Elizabeth Grace Saunders

Consejos para para lograr trabajo en equipo colaborativo virtual
Elizabeth Grace Saunders es instructora de administración del tiempo y fundadora de Real Life E Time Coaching & Speaking. Es autora de “How to Invest Your Time Like Money” y “Divine Time Management.”

La colaboración en equipo realizada de manera efectiva es una poderosa fuerza para alinear a un grupo de individuos hacia el logro de un objetivo común. Sin embargo, incluso las mejores colaboraciones, conformadas por miembros del equipo inteligentes, capaces y experimentados, pueden ser una lucha. Cuando se hacen mal, los proyectos colaborativos pueden parecer una pérdida de tiempo donde las personas pasan más tiempo en hablar de hacer las cosas que en realmente hacerlas.

La colaboración es especialmente difícil ahora, durante la pandemia de covid-19. La colaboración orgánica es casi imposible cuando trabaja de forma remota. Ponerse al día acerca de los últimos proyectos y los emocionantes nuevos experimentos, o enterarse de las dificultades de algún proyecto, era fácil durante las frecuentes charlas de pasillo, pero esas oportunidades no sucederán en un entorno remoto, a menos que usted las genere en forma intencional.

El tiempo también es una preocupación. Muchas personas tienen trabajo extra y sus horarios son más dispares que nunca, mientras hacen malabares con el trabajo desde casa, el cuidado de los niños y la educación a distancia. ¿Cómo lograr que los miembros del equipo se reúnan para enfocar su tiempo y atención en su proyecto?

He aquí cómo hacer una colaboración de equipo efectiva, incluso cuando enfrenta desafíos relacionados con el trabajo remoto.

  • UTILICE REUNIONES REGULARES. Si necesita hacer una lluvia de ideas, establecer la visión, alinear roles, acordar objetivos o hacer otras discusiones creativas y estratégicas, una reunión probablemente será el método más eficiente para realizar estas actividades. Puede verse tentado a agregar una reunión recurrente al calendario, pero cuando pueda, intente incluir estos elementos en las reuniones ya agendadas. Establezca una agenda por adelantado y asigne a alguien como facilitador de la reunión, para mantener al grupo encaminado e impulsar la toma de decisiones. Haga que alguien tome notas y las dirija a las partes interesadas.
     
  • COMPARTA DOCUMENTOS. Si necesita comentarios sobre el material, y está bien que la comunicación sea asincrónica, comparta un documento. Puede hacerlo a través de Google Docs, Teams, Slack o cualquier otro servicio de intercambio de archivos aprobado por su organización. Asegúrese de establecer una fecha límite para la revisión, activar el seguimiento de los cambios y tener claro exactamente qué necesita de los revisores en el documento. Todo debe explicarse por sí mismo.
     
  • TRABAJAR “LADO A LADO”. Si está de vuelta en la oficina, o nunca se fue, trabajar lado a lado puede suceder naturalmente. Sin embargo, en aquellos que trabajan de forma remota he visto una tendencia a trabajar “virtualmente lado a lado”. Durante una videollamada con su colega, trabajen al mismo tiempo en un proyecto compartido. De esta manera, puede detenerse fácilmente y hacerle una pregunta o pedir comentarios cada vez que se quede atascado. Como la persona ya está “allí” y está trabajando en algo similar, la colaboración puede avanzar con mayor facilidad.
     
  • MANDE MENSAJES. Aunque las herramientas de chat colaborativas, como Slack, Teams y Flock, a menudo se ven como la “clave” para la colaboración de los equipos, asegúrese de que estén trabajando para ustedes en lugar de que trabajen para ellas. Decida con qué frecuencia y durante cuánto tiempo se involucrará por medio de los canales apropiados. Y si encuentra que no puede resolver fácilmente un problema a través del chat, mueva la conversación a una llamada. Al hacerlo, tomará más control sobre su tiempo, y todo el equipo tendrá una mejor comprensión acerca de cuándo les responderá.

 

c.2020 Harvard Business School Publishing Corp. Distribuido por The New York Times Licensing Group

 

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