Preguntas frecuentes

Con el objetivo de prestar un mejor y más oportuno servicio a nuestros proveedores y aliados estratégicos hemos diseñado el siguiente cuestionario de preguntas frecuentes

1. ¿Cómo se desarrolla el proceso de vinculación de un proveedor?

La vinculación de un proveedor se realiza en el momento en el que el Grupo Bancolombia va a realizar algún tipo de negociación con este. Todo el proceso de vinculación será canalizado a través de la Gerencia de Contratación y Compras de Bancolombia, quien será el área encargada de solicitar toda la documentación necesaria para el proceso de Registro de Proveedor.

2. ¿Qué canales o medios utiliza el Grupo Bancolombia para interactuar con sus proveedores?

El Grupo Bancolombia pone a disposición de sus proveedores varios medios para interactuar, como la línea de atención de quejas y reclamos, la línea ética y Market Place (Todo1 Mercado Digital). Si desea obtener información sobre estos medios, por favor diríjase al enlace “canales de interacción para proveedores y aliados estratégicos”.

3. ¿Cuándo debo diligenciar el Formulario Registro de Proveedor?

El Formulario de Registro de Proveedor solo deberá ser diligenciado por los proveedores con los que se va a formalizar una negociación y que no se encuentren impedidos de acuerdo con las inhabilidades o incompatibilidades definidas para la organización. Este formulario será suministrado directamente por la Gerencia de Contratación y Compras de Bancolombia.

4. ¿Quién es el área responsable en el Grupo Bancolombia del relacionamiento con los proveedores y aliados estratégicos para las negociaciones y legalizaciones de los productos y servicios ofrecidos?

La Gerencia de Contratación y Compras de Bancolombia será responsable de participar integralmente, negociar y apoyar a las diferentes áreas del Grupo Bancolombia en la negociación de todas las compras y/o contratos que estén dentro de sus competencias. Igualmente le corresponderá apoyar a las áreas usuarias y proveedores en la solución de problemas, dudas y/o reclamaciones que se deriven de la ejecución de los compromisos contractuales derivados de una negociación.

5. Ante quien debo interponer mis quejas y reclamos como proveedor del Grupo Bancolombia.

Con el ánimo de ofrecer a los proveedores y aliados estratégicos del Grupo Bancolombia un canal a través del cual puedan exponer sus inquietudes, sugerencias, inconformidades o reclamos sobre los procesos o funcionarios del Grupo Bancolombia hemos habilitado la línea de Atención Quejas y Reclamos a proveedores, en la que puede reportar cualquiera de los eventos antes descritos. Para Medellín 5146655 y 018000952346 para el resto del país.

6. Si soy familiar de un empleado del Grupo Bancolombia y estoy ofreciendo mis servicios, ¿A quién debo reportar dicha relación?

El empleado del Grupo Bancolombia con el cual se tenga el parentesco deberá reportar a la Gerencia de Contratación y Compras de Bancolombia dicha situación.

7. ¿A dónde se deben entregar las facturas generadas por la prestación de un bien o servicio?

Centros logísticos a nivel nacional

Bogotá: Calle 30 A 6-75 Mezanine, Edificio Torre Sur
Medellín: Sede Alterna 1, en la Cra 52 No 50-20 piso 1 (entrada, acceso peatonal Carabobo).
Cali: Calle 11 No 6–24, Edificio BIC Sótano
Barranquilla: Calle 64 No 50–155, Edificio Operativo Piso 1
Pereira: Carrera 8 No 17–50 Piso 3
Manizales: Carrera 23 No 20–08 Piso 2

8. ¿Cuáles son las fechas límites para entregar facturas en los centros logísticos?

Para garantizar un flujo constante de documentos en el proceso y evitar cuellos de botella en el cierre de mes, se reciben facturas sólo hasta el día 20 de cada mes, excepto en el mes de diciembre, cuando se recibirán hasta el día 15.

9. ¿Qué requisitos debe tener la factura para ser recibida?

Todos los pagos efectuados por el Grupo Bancolombia deben estar soportados por una factura o documento de cobro que debe cumplir como mínimo con lo establecido en el decreto 774 del código de comercio y el 617 del estatuto tributario:

• Estar denominada expresamente como factura de compraventa.
• Contener preimpresos los nombres y apellidos o razón social, Nit y domicilio del vendedor o de quien presta el servicio.
• Razón social y Nit de la empresa del Grupo a la cual vayan a facturar: BANCOLOMBIA S.A, Banca de Inversión Bancolombia S.A., Fiduciaria Bancolombia S.A., Factoring Bancolombia S.A., Valores Bancolombia S.A., Leasing Bancolombia S.A.
• Discriminación del impuesto sobre las ventas, con excepción de los proveedores que pertenezcan al régimen simplificado.
  
• Registrar numeración de orden del título, la cual debe corresponder a un sistema de numeración consecutivo de factura y venir preimpreso por medios tipográficos, litográficos o similares.
• Lugar y fecha de expedición. La fecha de expedición debe corresponder al mes en curso.
• Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
• Precio unitario y valor total de la operación.
• Tener preimpreso por medios tipográficos, litográficos o similares, el nombre o razón social y el Nit del impresor de la factura.
• Indicar la calidad o no de retenedor de impuesto sobre las ventas.

Además de lo anterior, el documento de cobro debe:

• Contener el nombre del contacto y código o nombre de la dependencia a la que pertenece.
• Contener el número de negociación asociado: contrato, o pedido, en el caso que aplique.

10. ¿La factura puede ser una copia?

Ley 1231: Desde el 17 de octubre de 2008 entró en vigencia la Ley 1231 de julio 17 de 2008 por la cual se unifica la factura como título valor buscando un mecanismo de financiación para el micro, pequeño y mediano empresario, y se dictan nuevas disposiciones. Mediante esta ley se pueden recibir copias de las facturas, sin embargo, los requisitos legales establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario siguen vigentes para su validación.

11. ¿Qué debe hacer un proveedor para acogerse a la ley 1231 de 2008 (Endoso de Facturas)?

Si usted en calidad de proveedor o aliado estratégico se acoge a la Ley 1231 de Julio 17 de 2008 y ha endosado su factura a un tercero, debe notificarnos de esta circunstancia por escrito a las direcciones anteriormente mencionadas (Centros Logísticos), en un sobre cerrado que contenga en un lugar visible ENDOSO FACTURA; esto nos permitirá darle un tratamiento preferencial. De igual forma se advierte que quien sea tenedor de la factura deberá habernos informado con al menos 3 días de antelación al vencimiento de la factura, los siguientes datos: Nombre, Nit, si desea recibir el pago en cheque o mediante abono en cuenta corriente o de ahorros Bancolombia, caso éste último en el que se deberá precisar número y tipo de cuenta.

12. ¿En qué consiste la política de descuento por pronto pago? ¿Cómo se puede acoger un proveedor a esta política?

Las únicas áreas autorizadas para negociar y autorizar descuentos por pronto pago son la Sección Contable del Gasto y Recaudo y la Gerencia de Contratación y Compras. Para acogerse a este descuento, los proveedores y aliados estratégicos deben enviar carta donde se exprese su intención de acogerse a esta política, indicando el número de la factura. Esta carta debe estar firmada por el representante legal de la empresa.

13. ¿Con qué plazo se pagan las facturas de un proveedor?

El plazo mínimo de pago a pactar con los proveedores y aliados estratégicos es de 30 días a partir de la fecha de recepción del documento de cobro, salvo negociaciones diferentes autorizadas por la Gerencia de Contratación y Compras, negociaciones con descuentos por pronto pago o las facturas cuyo proveedor se haya acogido a la ley 1231 y por ende la haya endosado.

14. ¿A dónde se puede comunicar para preguntar por la fecha de pago de una factura o cualquier inquietud sobre la misma?

A la línea de atención a proveedores y aliados estratégicos, en Medellín al teléfono 5146655 ó 3126474 Opción 2, y 018000912346 desde cualquier lugar del país.