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Token Bancolombia
   
 

Token Bancolombia

Token: Dispositivo de seguridad requerido para acceder a la Sucursal Virtual Empresas y al Botón de pagos PSE y para aprobar transacciones monetarias y administrativas

a. Presentación

Desde el 4 de marzo de 2010, los usuarios de la Sucursal Virtual Empresas que por las funciones otorgadas, requieren un nivel adicional de seguridad recibieron un dispositivo generador de claves de seguridad de seis dígitos, conocido como Token, que se deben ingresar para acceder a la Sucursal Virtual Empresas y a PSE Empresas y adicionalmente para aprobar las siguientes transacciones:

Administrativas

  1. Administrar usuario
  2. Administrar Token
  3. Novedades de restablecimiento de preguntas
  4. Afiliación y administración de cuentas de terceros
  5. Creación y administración de reglas de seguridad
  6. Creación y administración de perfiles

Aprobación de archivos especiales

  1. Afiliación de cuentas con archivo (Plano y encriptado)
  2. Envío archivo de recaudos

Aprobación de transacciones

  1. Abonar a créditos
  2. Administrar programación de pagos de tarjetas de crédito
  3. Administrar transferencias programadas
  4. Apertura inversión virtual
  5. Desembolsar credipagos virtual
  6. Pagar nómina
  7. Pagar proveedores
  8. Pagar tarjetas de crédito
  9. Pago PSE
  10. Pagos a terceros
  11. Programar pago tarjetas de crédito
  12. Programar transferencias
  13. Transferencias a Bancolombia
  14. Transferencias a Fiduciaria Bancolombia
  15. Transferencias en lote (Manual, archivo plano y encriptado)
  16. Inscripción de cuentas

Utilizar el token le proporciona un nivel extra de seguridad, ya que el acceso a la Sucursal Virtual Empresas se basa en un doble proceso de autenticación:

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En el reglamento de la Sucursal Virtual Empresas, puede consultar toda la  información relacionada con las responsabilidades del cliente y condiciones de uso del token y  los costos asociados.

b. Beneficios de utilizar el token

  • Agrega un nivel de seguridad extra a las operaciones bancarias en la Sucursal Virtual Empresas y PSE Empresas.
  • Busca proteger a los clientes contra accesos no autorizados.
  • Para usarlo no se requiere instalar nada en el computador.
  • Con el uso del Token los clientes están protegidos contra los riesgos más comunes a los que está expuesto al realizar transacciones por internet que lo hacen vulnerable a ser víctima de fraude. Estos riesgos son: Man in the middle,  man in the browser, instalación de softwares maliciosos algunos con capacidad de tomar el control remoto de su equipo, Malware y control browser.

c. Cómo utilizar el token
Una vez el usuario se haya autenticado con Nit de la empresa, ID de usuario y clave, responda las preguntas de seguridad, en caso que no se tenga registrado el equipo, se le solicitará que ingrese la clave de token válida. Por motivos de seguridad, el token se bloquea cuando se supera el número de intentos fallidos (10). Cuando esto sucede el usuario debe solicitar el desbloqueo de su token a través de la opción de Desbloqueo disponible en la pantalla de Autenticación con token.

 

Los usuarios que requieren token también deberán ingresar la Clave de token para realizar enviar o aprobar transacciones en la Sucursal Virtual Empresas y enviar pagos a través de PSE Empresas

 

d. Solicitud de un nuevo token
La solicitud de un nuevo token aplica en los siguientes casos:

  • Se creó un nuevo usuario en la empresa
  • Se amplió el perfil de un usuario actual y los permisos otorgados requieren el uso del token
  • Un usuario actual perdió su token o le fue robado

Existen 2 formas de solicitar un nuevo Token.

  • A través de Formato de Novedades:

El usuario administrador de la Sucursal Virtual deberá hacer la solicitud directamente a su Ejecutivo MIT o Gerente a través del Formato de Novedades.

  • Directamente en la Sucursal Virtual, usando el botón “Solicitar Token”. Esta solicitud será aprobada por el banco o por el usuario principal de la compañía. 

e. Entrega de los token solicitados

  • El operador de mensajería llamará al usuario contacto de la empresa para acordar las condiciones de la entrega.
  • Si el contacto está ubicado en un municipio con cobertura, el token será entregado en la dirección definida en la solicitud. De lo contrario, el token deberá ser recogido en la sucursal de Bancolombia acordada durante la llamada.
  • El token será entregado a la persona definida en la solicitud, en un plazo máximo de 8 días hábiles.
  • Las entregas personalizadas se realizarán de lunes a sábado de 8:00 a.m. a 8:00 p.m.
  • La Sucursal Telefónica Bancolombia (Medellín - Local: (57-4) 510 90 00 - Bogotá - Local: (57-1) 343 00 00 - Barranquilla - Local: (57-5) 361 88 88 - Cali - Local: (57-2) 554 05 05 - Resto país: 01800 09 12345) puede brindarle información acerca del estado de entrega de su token.

f. Cuidados del token

  • Manténgalo en un lugar seco.
  • No lo exponga a temperaturas extremas.
  • No lo sumerja en el agua.
  • No lo exponga a campos magnéticos.
  • Evite que sea golpeado o sometido a presión.
  • No intente abrirlo, esto hará que deje de funcionar.
  • El Token debe ser guardado en un lugar seguro, fuera del alcance de terceros.
  • Para usarlo no requieren instalar ningún software en su computador.

g. Vencimiento del token
Los token tienen una vida útil de 5 años. Pasado ese tiempo se agota la pila y no se genera la clave dinámica. En este caso se debe hacer la reposición del token para que no sean interrumpidas las operaciones en la Sucursal Virtual Empresas y en PSE.

Para el proceso de reposición del token, 3 meses antes del vencimiento, se le presentará una pantalla en la Sucursal Virtual Empresas para registrar la Información de contacto para la entrega del token. 
El sistema verifica si hay más usuarios de la misma empresa a los cuales se les vence el token en ese mismo período, para realizar un solo envío. En el formulario  se mencionan esos usuarios.

 

 

La información que actualice el primer usuario que ingrese al sistema se tomará para enviar los demás token que también se van a vencer. Y a todos los usuarios a los que se les vence el token, se les enviará un correo electrónico informándoles sobre la novedad de reposición.

Los token serán entregados antes de la fecha vencimiento, la cual puede verificar al respaldo del token (Mes/Día/Año):

 

  • Activación del nuevo token:
  • Para hacer uso del nuevo token se debe realizar la activación a través del botón “Activar Token”, ubicado en la pantalla de “Autenticación con Token”, en esa pantalla tendrá que ingresar el serial del token anterior y el serial del nuevo token. A partir de ese momento queda inhabilitado el token anterior.

h. Preguntas frecuentes

1. ¿Quiénes deben utilizar el token?

Los usuarios que de acuerdo con su perfil tengan acceso a operaciones administrativas o aprobación de transacciones. Los usuarios con perfil de consulta no requieren autenticarse con token.

2. ¿Es posible decidir no utilizar el token?

No. La Sucursal Virtual Empresas y el Botón de pagos PSE Empresas solicitarán la autenticación con token a los usuarios que por su perfil lo requieran y el ingreso de la clave dinámica antes de aprobar transacciones monetarias y administrativas.

3. ¿La clave de token reemplaza la clave de 8 dígitos?

No, la clave de token es un mecanismo de seguridad adicional que no reemplaza la clave que se ingresa en la página de autenticación.

4. ¿Cada cuánto tiempo cambia la clave de token?

La clave del token cambia automáticamente cada 60 segundos. En el extremo izquierdo de la pantalla se indica el tiempo que transcurrirá antes del próximo cambio, expresado en barras horizontales que irán desapareciendo conforme se acerque el siguiente cambio de clave.

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5. El token necesita una batería para funcionar ¿Cuánto tiempo dura esa batería?

La vida útil del token es de aproximadamente 5 años. La fecha de expiración del token se indica al reverso del mismo. Bancolombia repondrá sin costo los token expirados.

6. ¿Cómo se diferencia un token de otro?

Cada token tiene un serial único que se encuentra al reverso del mismo.


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7. Un usuario puede tener asociados dos o más token?

No, cada ID de usuario tiene asociado un único token. Si la misma persona tiene diferentes ID de usuarios bajo el mismo NIT o NIT´s diferentes, tendrá un token por cada ID.

8. ¿Cuáles operaciones relacionadas con el token están disponibles en la Sucursal Virtual Empresas?

  • Bloquear: inhabilita el token, impidiendo el acceso a los canales empresariales del Banco que requieren autenticación con clave de token (Sucursal Virtual Empresas y PSE).
  • Desbloquear: habilita el token permitiendo nuevamente el acceso a los canales empresariales del Banco.
  • Sincronizar: iguala la clave del sistema con la clave del token. Se utiliza cuando a pesar de estar ingresando correctamente la clave que le genera su token, ésta no es válida para el sistema.
  • Activar Nuevo Token: Permite la asociación del token al ID de usuario, habilitándolo para el acceso a la Sucursal Virtual Empresas y PSE Empresas y para la aprobación de transacciones.
  • Solicitar Token: Se utiliza para solicitar un token para un usuario por primera vez o por reposición (en caso de pérdida, robo o daño).
  • Solicitar Acceso de emergencia: Se utiliza para solicitar una clave de token en el caso en el que no se cuente con el token físico. Esta solicitud solo puede realizarse cuando el token se encuentre en estado activo. La clave llega al correo electrónico que tiene registrado el usuario.
  • Liberar Token: Se utiliza para desasociar el Token de un usuario, dejándolo disponible para ser asignado a otro usuario de la empresa.

Preguntas Relacionadas con el proceso de Vencimiento (Expiración) del token

9. ¿Qué es el vencimiento del token?

El token tiene una vida útil de 5años. Al cabo de este tiempo la pila se apaga y no se generan más códigos. Esto es el vencimiento del token.

10. ¿Es posible cambiar la dirección que se diligenció en la solicitud de token por día a día o por vencimiento?

Sí es posible cambiarla llamando a la línea de atención al cliente Bancolombia o con el mismo operador de mensajería cuando el usuario es contactado para el agendamiento de la entrega del token.

11. En el formulario donde diligencian los datos de entrega se relacionan otros usuarios de la empresa a los que también se les renovará el token. ¿qué pasa si ya no es necesario entregar un token nuevo a uno o varios de esos usuarios?

Los token ya no llegarán atados al ID de usuario. Quiere decir que el usuario que recibe los tokens puede entregar cualquier token a los demás usuarios que también se les vence. Cada usuario es responsable de la activación del dispositivo.

Si sobran tokens porque no se le quiere renovar el token a un usuario, se pueden guardar para suplir futuras necesidad de usuarios nuevos o por pérdida.

12. ¿Cómo se activa un token nuevo?

Los token recibidos por el proceso de “Solicitud de token” o por renovación, deben ser activados por el usuario.
Para hacer uso del nuevo token se debe realizar la activación a través del botón “Activar Token”, ubicado en la pantalla de “Autenticación con Token”, en esa pantalla tendrá que  ingresar el serial del token anterior y el serial del nuevo token. A partir de ese momento queda inhabilitado el token anterior.



13. Si ya expiró el token anterior y no se solicitó a tiempo, ¿Qué se debe hacer?

En la pantalla de “Autenticación con Token”, usar el botón “Solicitar token”. Este procedimiento debe hacerlo cada usuario al que se le haya vencido el token.
La solicitud será atendida en los tiempos definidos para la entrega del token. Tenga en cuenta que es mejor para usted si solicita el  token antes de su fecha de expiración para que su acceso y transacciones en la Sucursal Virtual Empresas no se vea interrumpida y sus procesos administrativos no sean impactados.

14. ¿Qué pasa si ya se apagó token anterior y aún no se ha activado nuevo?

Hasta que no se active el token nuevo no se podrá tener acceso a la Sucursal Virtual Empresa ni al Botón de pagos PSE, así como tampoco se podrán aprobar transacciones.
En este caso, el usuario debe realizar el proceso de activación. A través del botón “Activar Token”, ubicado en la pantalla de “Autenticación con Token”, ingresar el serial del token anterior y el serial del token nuevo.
A partir de ese momento queda inhabilitado el token anterior y queda asociado a su usuario el nuevo token.



15. ¿Es posible usar el nuevo sin activarlo?

No. Al intentar usarlo le sale al usuario el mensaje “Token inválido”.

16. ¿Una vez activado el nuevo token, es posible usar el anterior?

No. en caso de que el token anterior todavía funcione (que no se haya apagado la pila) no puede ser usado luego de haber activado el nuevo. Si se usa aparece el mensaje Token inválido.

17. ¿Qué pasa si recibo 2 tokens, uno porque lo solicité previamente y el otro porque me lo enviaron por vencimiento?

No hay problema. Puede activar cualquiera de los dos y guardar el otro para futuros eventos (por pérdida o usuarios nuevos) con cualquiera de los usuarios de su empresa.

18. Si ya expiró el token y no se ha activado el nuevo, ¿El Acceso de emergencia sigue funcionado?

Sí, siempre y cuando el token anterior siga en estado activo. El hecho de que se apague la pila no cambia el estado del token.

19. ¿En el formulario de “Información de contacto para la entrega del token” se puede ingresar varias direcciones?

Si la empresa tiene sedes en y usuarios en distintas direcciones, se debe informar la dirección donde se encuentre la mayor cantidad de usuarios. Los demás token deben ser enviados por la misma empresa al resto de usuarios de las otras sedes.
Junto con los tokens se entrega una lista de los usuarios a lo que se les vence. Esto le servirá al usuario que recibe para hacer la distribución.

20. ¿Qué pasa si se acaba la pila del token antes de la fecha que aparece en el reverso?

Si aún no se ha diligenciado el formulario de información de contacto, se debe solicitar un nuevo token usando el botón “Solicitar token” ubicado en la pantalla de “Autenticación con Token”. Esta solicitud debe hacerla cada usuario al que se le venció el token antes de tiempo.

21. ¿Qué diferencias del token antiguo con el actual?

Ninguna. Los token son los mismos, con el logo de Bancolombia. Genera un código de 6 dígitos que dura 60 segundos.

22. ¿Cuánto tiempo durará el nuevo token?

El nuevo token tiene una vigencia de 5 años. Al cabo de ese tiempo se acaba la pila y debe ser renovado.

23. ¿Si mi nuevo token está defectuoso qué hago?

Se debe solicitar otro token usando el botón “Solicitar token” ubicado en la pantalla de “Autenticación con Token”.

24. ¿Qué hago con los token vencidos o defectuosos?

Esos token no pueden ser desechados por los medios tradicionales debido a que en sus componentes hay materiales altamente contaminantes. Por lo tanto, puede entregárselos a su gerenciador o ejecutivo de cuenta, o si lo prefiere puede entregarlos en cualquiera de nuestras Sucursales Físicas Bancolombia.
Hemos dispuesto un proceso para darle una finalización a los token de manera responsable con el medio ambiente.

 
 
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