Introducción
Es un servicio ofrecido por Bancolombia a sus clientes para proteger la información confidencial enviada por el Banco vía correo electrónico, cifrando el contenido del mensaje.
¿Cómo funciona?
Este nuevo servicio soportado por Microsoft Exchange Hosted Encryption, permite proteger la información confidencial enviada por el Banco vía correo electrónico, cifrando el contenido del email.
El proceso para enviar mensajes encriptados es muy sencillo, simplemente cuando envíes información como números de cédulas, nombres, saldos, valor de transacciones u otros datos que comprometan tu información confidencial, escribe en el asunto del correo la palabra CONFIDENCIAL. El sistema automáticamente encriptará la información enviada para que sólo pueda ser consultada por el destinatario.
Este servicio sólo debe ser usado en casos estrictamente necesarios, lo recomendable es que la consulta de información confidencial se realice a través de la Sucursal Virtual y la Sucursal telefónica.
¿Cómo desencriptar el mensaje?
El correo marcado como CONFIDENCIAL llegará al destinatario con un mensaje indicando que se trata de información encriptada, protegida por el servicio Microsoft Exchange Hosted Encryption.
Para desencriptarlo se deben seguir los pasos expuestos en el demo.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los requisitos para definir una contraseña en la herramienta de cifrado de correo electrónico?
En primer lugar, y la recomendación más importante de todas, es no usar tu clave transaccional como clave para desencriptar correos electrónicos. Teniendo claro esto, las recomendaciones son: que contenga entre siete (7) y dieciséis (16) caracteres, combinar letras mayúsculas y minúsculas, números y también algunos caracteres especiales como @, +, -, #, etc. Nunca utilizar nombres ó palabras comunes, ni el nombre de usuario del correo electrónico.
¿Existe un número máximo de veces en las que se puede introducir de manera errónea la contraseña?
No; no existe tal límite, pero en caso tal de no recordar la contraseña y escribirla incorrectamente varias veces, se puede acceder a la opción "Forgot Password" (Olvido de contraseña), para obtener una nueva. Ésta opción se encuentra en la parte inferior izquierda de la página en la cual Microsoft solicita ingresar su clave.
¿Existe un tiempo límite para inscribirse y realizar todo el proceso de enrolamiento, ó puede darse espera a la inscripción y confirmarla después de pasados varios días?
Sí existe un tiempo límite. Desde el momento en que se realiza la inscripción en la página de Microsoft Exchange Hosted Encryption, y el servicio informa que un correo de verificación fue enviado, se dispone de aproximadamente 3 minutos para regresar a la bandeja de entrada, abrir el nuevo correo que llega a ésta y hacer clic en el link para finalizar el proceso de inscripción.
¿Qué sucede si se olvida la contraseña?
En la parte inferior izquierda de la página en la cual se solicita la clave, es posible acceder a la opción "Forgot Password" (Olvido de contraseña). Al dar clic en el hipervínculo, el sistema cargará automáticamente una nueva página en la cual se podrá renovar la contraseña, introduciendo una completamente nueva.
¿Qué sucede si se reenvía el correo cifrado?
TODO correo que se envíe desde el servicio Microsoft Exchange Hosted Encryption saldrá cifrado, y por lo tanto el destinatario tendrá que realizar el mismo proceso de enrolamiento. Lo anterior para responder un correo, ó reenviarlo desde el servicio de Microsoft. La única forma en la que el contenido y adjuntos del mensaje cifrado enviado por el Grupo Bancolombia no lleguen cifrados, será copiar el cuerpo del mensaje en un mensaje nuevo de otro correo electrónico (Hotmail, Yahoo, Gmail, etc.), y de la misma manera descargar al disco duro el o los archivos adjuntos, y subirlos nuevamente en el correo nuevo.
¿Qué se debe hacer cuando se recibe un correo electrónico cifrado proveniente de alguna compañía del Grupo Bancolombia?
La instrucción principal, es dar clic sobre el archivo adjunto que lleva el correo electrónico, no en el cuadro "Read Message" de la parte inferior del cuerpo del mensaje.
¿Cuántas contraseñas se deben obtener para recibir los correos electrónicos con información confidencial que envían las compañías del Grupo Bancolombia?
Se deberán obtener tantas contraseñas como correos electrónicos se tengan inscritos con las compañías del Grupo Bancolombia. Es decir, si tienes productos de Bancolombia, Fiduciaria Bancolombia y Valores Bancolombia, por ejemplo, y en éstas 3 compañías se brindó la misma dirección de correo electrónico para recibir la información enviada electrónicamente, sólo se necesitará adquirir una contraseña.
Si por el contrario se brindó una dirección de correo electrónico cuando se realizó la vinculación con Bancolombia, otro cuando se adquirieron los productos de Fiduciaria Bancolombia, y otro cuando se adquirieron los de Valores Bancolombia, se deberá obtener tres (3) contraseñas para abrir los correos cifrados de éstas tres (3) compañías, pues para el sistema son tres (3) usuarios diferentes, aunque los correos electrónicos pertenezcan a la misma empresa ó persona natural.
¿Cuánto tiempo almacena el servicio Microsoft Exchange Hosted Encryption los correos cifrados?
No existe caducidad para éstos correos, es decir, el tiempo de almacenamiento es ilimitado. Se puede, por ejemplo, abrir un correo cifrado una semana después de haberlo recibido, y de igual forma conservarlo en la bandeja de entrada para futuras lecturas del mismo.
IMPORTANTE:
Los correos desencriptados se pueden guardar, pero el correo de verificación inicial de la inscripción, debe ser eliminado una vez sea usado.
¿Si enviaste un correo electrónico con asunto "Confidencial" a un destinatario y también incluiste destinatarios con copia y otros con copia oculta, el correo sale cifrado?
Si. Tanto al destinatario principal como a las personas a las cuales se les envíe el correo con copia o con copia oculta, recibirán el correo cifrado y deberán inscribirse al servicio de Microsoft para leer el correo.
¿Qué debes hacer si en la bandeja de entrada ves un aviso que te indica que el remitente es desconocido y no se pueden visualizar completamente los archivos adjuntos?
La instrucción es dar clic en la opción "Mostrar contenido", para poder ver completamente el correo y así abrir el archivo adjunto.
