Preguntas Frecuentes

1. ¿En qué consiste la funcionalidad de Procesamiento Declaraciones de Cambio en la Sucursal Virtual de Bancolombia Miami Agency, Bancolombia Panamá, Caymán y Puerto Rico?
Los clientes Bancolombia Miami Agency, Bancolombia Panamá, Caymán y Puerto Rico que tiene Sucursal Virtual Empresas, tendrán la posibilidad de realizar las declaraciones de los movimientos de sus cuentas de compensación para luego transmitirlas al Banco de la Republica. Esta opción se encuentra disponible en el menú de la Sucursal Virtual Empresas y deberá ser asignada por parte de los usuarios administradores hacia otros usuarios.
2. ¿Qué características tendrá el servicio de Procesamiento declaraciones de Cambio?
  • Disponibilidad de los formularios 1: Importaciones de Bienes, 2: Exportaciones de bienes, 3: Endeudamiento externo, 4: Inversiones Internacionales y 5: Servicios, transferencias y otros para ser diligenciados por el cliente.
  • Disponibilidad de los formularios 1059: Informe de datos de declaración de cambio por Importación de Bienes (Formulario 1), 1060: Informe de datos de declaración de cambio por Exportación de Bienes (Formulario 2), 1061: Informe de datos de declaración de cambio por Endeudamiento Externo (Formulario 3) y 1062: Informe de datos de declaración de cambio por Servicios, Transferencias y otros conceptos (Formulario 5) para ser diligenciados por el cliente.
  • Generación automática del formulario 10 - Relación de operaciones cuenta de compensación – en formato XML para que los clientes lo transmitan al Banco de la República electrónicamente a través de la página de dicha entidad.
  • Posibilidad de imprimir el formulario 10 - Relación de operaciones cuenta de compensación - en formatos PDF y TXT.
  • Generación automática de los formularios 1059, 1060, 1061 y 1062 (de presentación a la DIAN) si en el período seleccionado se presentan movimientos que deban ser relacionados en estos formularios.
  • Los clientes podrán descargar los formularios 3A, 6, 7, 9, 11, 12, 13, 15 y 17 para diligenciarlos manualmente.
  • Ayudas en línea acerca del diligenciamiento de cada uno de los formularios.
  • Consulta de Declaraciones históricas.
  • Consulta de valores declarados para conciliarlos con el movimiento de la cuenta de compensación en un período específico.
3. ¿En qué horario los clientes podrán realizar sus declaraciones?
Los clientes podrán ingresar a la opción de Procesamiento Declaraciones de Cambio las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
4. ¿Tiene algún costo para el cliente este servicio en la Sucursal Virtual?
No tiene costo.
5. ¿Es obligatorio aceptar los términos y condiciones?
Si, el cliente debe aceptar los términos y condiciones para poder utilizar la herramienta de Procesamiento Declaraciones de Cambio.
6. ¿Por qué a los usuarios transaccionales no se les muestra los términos y condiciones?
Los términos y condiciones se aceptan una única vez por el usuario Máster, NO por los usuarios transaccionales. El usuario Máster es el encargado de transmitirle la información de los términos y condiciones y políticas de uso de la herramienta Procesamiento Declaraciones de Cambio a todos los usuarios transaccionales de la empresa.
7. ¿Los términos y condiciones varían?, si es así, tendré que aceptarlos nuevamente cada vez que varíen?
Si, los términos y condiciones pueden variar. Cuando exista un cambio se les informará a los clientes por medio de la Sucursal Virtual Bancolombia Miami Agency, Bancolombia Panamá, Caymán y Puerto Rico y no es necesario que se acepten nuevamente por parte del cliente.
8. En donde el cliente puede consultar los términos y condiciones y políticas de uso de Procesamiento Declaraciones de Cambio?
El Usuario Máster cada vez que ingrese a la opción Cuentas de compensación tendrá dos links diferentes en los cuales se pueden consultar los términos y condiciones y las políticas de uso.
9. ¿Qué condiciones deben tener los clientes para afiliarse al servicio de Procesamiento Declaraciones de Cambio?
Los clientes deben tener una cuenta en moneda extranjera (Bancolombia Miami Agency, Bancolombia Panamá, Caymán y Puerto Rico) registrada ante al Banco de la República como Cuenta de Compensación para poder realizar las declaraciones a través de la Sucursal Virtual Empresas.
10. ¿Qué son las cuentas de compensación y cómo deben ser utilizadas por el cliente en el módulo de Procesamiento Declaraciones de Cambio?
Las cuentas de compensación son cuentas que los clientes inscriben ante el Banco de la Republica para que a través de esta cuenta se realicen todas las declaraciones de las actividades realizadas en determinado período con moneda extranjera; el cliente obligatoriamente debe poseer al menos una cuenta de compensación registrada en el Banco de la Republica para que pueda realizar las declaraciones.
11. ¿Qué es el Cod cuenta compensación?
El Cod Cuenta compensación es un número asignado por el Banco de la Republica a la cuenta de compensación el cual debe ser digitado por el usuario Máster en la herramienta de Procesamiento Declaraciones de Cambio en la Sucursal Virtual. Este registro es obligatorio ya que sin este no es exitoso el registro de la cuenta de compensación.
12. ¿Qué pasa si un cliente no posee cuentas de compensación?
Si un cliente no posee cuentas de compensación, no podrá realizar las declaraciones de sus movimientos por medio de la opción de “Procesamiento Declaraciones de Cambio” de la Sucursal Virtual Bancolombia Miami Agency, Bancolombia Panamá, Caymán y Puerto Rico.

Es obligatorio que el cliente tenga cuentas de compensación inscritas ante el Banco de la República para que pueda utilizar el módulo de Procesamiento Declaraciones de Cambio y realizar el registro de sus movimientos.
13. ¿Cómo puede el cliente inscribir/eliminar/las cuentas de compensación?
La única persona que puede inscribir/eliminar las cuentas de compensación es el usuario Máster.

El usuario Máster debe ingresar por la opción “Administración - Cuentas de compensación”; al ingresar en esta opción el sistema le listará al cliente todas las cuentas que él posee en dicha filial.

El cliente debe comenzar a seleccionar las cuentas que quiere registrar como cuentas de compensación y digitar el código que le fue asignado a dicha cuenta en el Banco de la Republica, el sistema le mostrará la confirmación y el cliente podrá aceptar o cancelar dicha operación.

Así mismo el cliente tendrá la posibilidad de eliminar dichas cuentas. El cliente deberá seleccionar la cuenta a eliminar y luego el sistema le mostrará un mensaje de confirmación en el cual el cliente puede aceptar o cancelar dicha operación.
14. ¿El sistema notificará a los clientes cada vez que realicen un movimiento con sus cuentas de compensación para que éste realice la declaración?
No, el cliente es el único responsable de realizar la declaración, en ningún momento el sistema enviará a los clientes este tipo de alertas.
15. ¿Qué tipo de usuarios en la Sucursal Virtual Empresas Bancolombia Miami Agency, Bancolombia Panamá, Caymán y Puerto Rico podrán utilizar el modulo de Procesamiento Declaraciones de Cambio
Cualquier usuario de la de la Sucursal Virtual Empresas que tenga la opción habilitada, tendrá la posibilidad de utilizar la herramienta de Procesamiento Declaraciones de Cambio. El usuario Máster es quien otorga el acceso a los usuarios para realizar dicha actividad.
16. ¿Qué perfil se debe tener para realizar el Procesamiento Declaración de Cambio?
El perfil es asignado por el usuario Máster. La opción que debe tener el perfil para poder acceder a esta nueva opción es la de Procesamiento Declaraciones de Cambio
17. ¿Cuál es la vigencia de los formularios publicados en Procesamiento Declaraciones de Cambio?
Los formularios siempre estarán actualizados según los cambios que realice el Banco de la Republica de acuerdo a sus circulares emitidas.
18. ¿Cuáles son los formularios que puedo utilizar en el módulo de Procesamiento Declaraciones de Cambio de la SVE?

Las Procesamiento Declaraciones de Cambio que puede utilizar a través del módulo de Procesamiento Declaraciones de Cambio de la Sucursal Virtual Empresas son:
Formularios para el Banco de la Republica:

  • Declaración de cambio por importaciones de bienes. (Formulario No. 1): Pagos para cancelar el valor de sus importaciones. El formulario se utiliza cuando se efectúa una Importación normal, se tiene el documento de embarque dentro del plazo normal ó anticipado, entre otras.
  • Declaración de cambio por exportaciones de bienes. (Formulario No. 2): Divisas provenientes de sus exportaciones, incluidas las que reciba en efectivo directamente del comprador del exterior se utilizan. El formulario se utiliza cuando se tiene el documento de exportación, este se encuentra dentro del plazo normal ó de forma anticipada, entre otros.
  • Declaración de cambio por endeudamiento externo. (Formulario No. 3): Ingresos y egresos de divisas por concepto de créditos en moneda extranjera obtenidos u otorgados por residentes en el país deben canalizarse obligatoriamente a través del mercado cambiario. El formulario se utiliza cuando el documento de Exportación tiene más de un año, cuando se desembolsan o amortizan obligaciones en dólares, entre otros.
  • Declaración de cambio por inversiones internacionales. (Formulario No. 4): Inversiones de capital del exterior en territorio colombiano, incluidas las zonas francas, por parte de personas no residentes en Colombia y las inversiones realizadas por un residente del país en el extranjero o en zona franca colombiana. El formulario se utiliza cuando se efectúan Inversiones colombianas en el exterior, Inversiones del exterior en Colombia, pagos de dividendos sobre inversiones extranjeras, entre otros.
  • Declaración de cambio por servicios, transferencias y otros conceptos. (Formulario No. 5): Compra y venta de divisas por concepto de servicios, transferencias y otros. El formulario se utiliza cuando se efectúan pagos y reintegros diferentes a importaciones y exportaciones, compra de divisas con destino a la apertura de cuentas corrientes de compensación en el exterior, entre otros.
  • Formulario - Relación de operaciones cuenta de compensación (No. 10): Relación de compras y ventas de divisas canalizadas por el mercado cambiario a causa de importaciones, exportaciones, inversiones internacionales, y/o transferencias y servicios, a través de una cuenta de compensación registrada ante el banco de la República.

Informes de la DIAN:

  • Formulario 1059: Informe de datos de declaración de cambio por Importación de Bienes (Formulario 1)
  • Formularios 1060: Informe de datos de declaración de cambio por Exportación de Bienes (Formulario 2)
  • Formulario 1061: Informe de datos de declaración de cambio por Endeudamiento Externo (Formulario 3)
  • Formulario 1062: Informe de datos de declaración de cambio por Servicios, Transferencias y otros conceptos (Formulario 5) para ser diligenciados por el cliente.
19. ¿Cuáles son los formatos en los que el cliente puede imprimir los formularios?
El cliente puede imprimir como pdf los formatos: 1, 2, 3, 4, 5 y 10. Y puede imprimir en formato XML, el formato 10 únicamente.
20. ¿Los otros formularios como el 3A, 6, 7, 9, 11, 12, 13, 15 y 17 también se consolidan en el formulario 10?
No, estos formularios no se consolidan en el formulario 10, los clientes deben diligenciarlos y enviarlos al Banco de la Republica de una forma aparte.
21. ¿Dónde encuentro los históricos de los formularios 3A, 6, 7, 9, 11, 12, 13, 15 y 17?
Estos formularios no cuentan con un histórico, son los clientes los encargados de almacenar dicha información.
22. ¿Cuál es la responsabilidad del Banco ante el cliente por las Procesamiento Declaraciones de Cambio?
Procesamiento Declaraciones de Cambio es un servicio que Bancolombia Miami Agency, Bancolombia Panamá, Caymán y Puerto Rico presta a sus clientes para que éstos realicen las declaraciones y no se hace responsable del diligenciamiento ni de la información que el cliente presente ante el Banco de la República.
23. ¿Qué puede hacer un cliente si durante el diligenciamiento de los formularios la Sucursal Virtual se bloqueo y el cliente no había guardado los cambios?
Cada formulario posee un mecanismo de autoguardado que permite que la información diligenciada sea guardada de manera automática de acuerdo a un tiempo configurado por Bancolombia.
24. ¿Puede un cliente con una cuenta en Colombia ingresar a la Sucursal Virtual de Bancolombia Miami Agency, Bancolombia Panamá, Caymán y Puerto Rico y registrar movimientos de sus cuentas por medio del módulo de Procesamiento Declaraciones de Cambio?
No, obligatoriamente debe ser cliente de Bancolombia Miami Agency, Bancolombia Panamá, Caymán y Puerto Rico
25. ¿El sistema envía la información directamente al Banco de la Republica?
El sistema no transmite la información directamente al Banco de la República, el cliente es el responsable de transmitir vía electrónica la información a través de la página web de dicha entidad.
26. ¿Qué pasa si a un cliente no le abren las secciones de los formularios?
El cliente deberá cerrar la sucursal virtual e ingresar nuevamente y diligenciar el formulario; si persiste el inconveniente deberá intentar realizar sus declaraciones más tarde o realizarlo por medio de otra herramienta mientras Bancolombia soluciona el inconveniente.
27. ¿Qué deben hacer los clientes cuando tengan una queja o reclamo?
La línea debe tratar de darle al cliente una solución en primer contacto con base en la información de este documento, de lo contrario debe ser redireccionado a su ejecutivo MIT o Gerente de Moneda extranjera.
28. ¿Qué soporte tendrá el cliente en caso tal de tener dudas con la opción Procesamiento Declaraciones de Cambio?
La herramienta contará con ayudas en línea, mensajes de alerta, instructivos, un DEMO. Además se tienen habilitadas líneas de atención para atender inquietudes cambiarias y de uso de la herramienta.
29. ¿Qué sucede si la Sucursal Virtual Empresas Bancolombia Miami Agency, Bancolombia Panamá, Caymán y Puerto Rico no se encuentra disponible y un cliente se encuentra en la fecha límite de entrega del formulario 10 al Banco de la Republica?
De acuerdo a los términos y condiciones y políticas de uso que el cliente aceptó cuando se inscribió al servicio, es necesario que el cliente realice su declaración por otro medio ya que la Sucursal Virtual presenta inconvenientes.
30. ¿Qué pasa cuando el cliente trató de ingresar a la opción de Declaraciones de cambio y el sistema no le permitió el ingreso?
El cliente debe verificar que el usuario Máster haya habilitado al usuario que está intentando ingresar la opción de Procesamiento Declaraciones de Cambio, así mismo el usuario Máster debe haber inscrito sus cuentas de compensación en la herramienta, de lo contrario el sistema no le permitirá el diligenciamiento de las declaraciones.
31. ¿Cuál es la diferencia entre un formulario en trámite y un formulario listo para transmitir?
Un formulario en trámite consiste en un formulario (1, 2, 3, 4, 5 o 10) que aún no ha sido diligenciado completamente; mientras que un formulario listo para transmitir es aquel que el cliente diligenció completamente y están listos para ser consolidados en un formulario 10.
32. ¿Qué tipo de ayudas ofrece el sistema para el diligenciamiento de los formularios?
Procesamiento Declaraciones de Cambio contará con herramientas de ayuda para los clientes durante el proceso de diligenciamiento como: Tool tips, mensajes de ayudas y alertas. Por ejemplo cuando el campo del formulario es obligatorio y no es diligenciado el cuadro asociado a este campo se resalta con un color.
33. ¿Qué sucede en la Sucursal Virtual con las Procesamiento Declaraciones de Cambio No. 1, 2, 3, 4, y 5 en el momento de generar el formulario No. 10?
Cuando el cliente genera el formulario No. 10 en la sucursal virtual el sistema inhabilita las Procesamiento Declaraciones de Cambio No. 1, 2, 3, 4 y 5 que se hayan seleccionado para la generación de dicho formulario, es decir; no podrán ser modificadas ni eliminadas. Si se requiere eliminar ó modificar alguna declaración de cambio ya incorporada en el formulario 10, este formulario se deberá eliminar para habilitar nuevamente los formularios consolidados.

Las declaraciones de cambio modificadas aparecerán habilitadas para generar un nuevo formulario 10.
34. ¿Cuál es el tiempo prudente para dar inicio a la generación y transmisión del formulario 10 del período inmediatamente anterior?
En las políticas y condiciones que el cliente aceptó con Bancolombia S.A para adquirir el servicio del módulo de Procesamiento Declaraciones de Cambio de la Sucursal Virtual Bancolombia Miami Agency, Bancolombia Panamá, Caymán y Puerto Rico, acordó que generará el formulario No. 10 con días de anticipación a la fecha del vencimiento de la transmisión, esto con el fin de contar con el tiempo oportuno para recibir apoyo en las líneas de atención telefónica, en el momento que se presenten rechazos ó fallas en la transmisión de información al Banco de la República, evitando posibles extemporaneidades.
35. ¿Qué pasa si el cliente olvida realizar la declaración durante el período activo?
El cliente puede ingresar después de su período activo y diligenciar los formularios correspondientes; en cada uno se puede modificar la fecha de forma tal que el cliente pueda realizar declaraciones de períodos anteriores.
36. ¿La Sucursal virtual alerta sobre el tiempo exigido para la transmisión de la información al Banco de la república?
No, recuerde la importancia de conocer las fechas de envío de la información cambiaria ante el Banco de la República, es de aclarar que usted como usuario de la cuenta corriente de compensación debe velar por las obligaciones exigidas por el ente de control en régimen cambiario Colombiano.
37. ¿Por qué el cliente no encuentra el Procesamiento Declaraciones de Cambio consolidados en el formulario 10 dentro de sus formularios listos para transmitir?
Cuando un cliente consolida las Procesamiento Declaraciones de Cambio en el formulario 10, estos formularios inmediatamente hacen parte de los históricos; si un cliente desea modificar estas declaraciones consolidadas debe eliminar el formulario 10 al que están sujetas dichas declaraciones con el fin que se liberen dichos formularios.
38. ¿Qué pasa si un cliente desea modificar un formulario 10?
Todos los formularios cuentan con la opción de modificación, esta opción se encuentra al ingresar a cada uno de los formularios, en donde aparecen listados los formularios en trámite y los formularios listos para transmitir.
39. ¿La Sucursal Virtual transmite la información cambiaria de los formularios No. 3, 4, y 10 al Banco de la República?
No, la Sucursal Virtual le proporciona las herramientas para diligenciar las Procesamiento Declaraciones de Cambio No. 1, 2, 3 4 y 5, permite guardarlas para dejarlas disponibles en el momento de generar el formulario No. 10. Adicionalmente permite generar el archivo XML del Formulario N0 10 para que el cliente lo transmita en la página web del Banco de la República.
40. ¿El módulo de Declaraciones de Cambio permite procesar Declaraciones de Cambio y/o formularios distintos a aquellos que se deben reportar por cuenta de compensación?
No. Sin embargo el módulo de Procesamiento Declaraciones de Cambio le permite descargar otros tipos de formularios que usted pueda utilizar para el cumplimiento de la normativa cambiaria, e incluso aquellos que usted deba tramitar a través de un intermediario del mercado cambiario, pero no permite procesarlos por este canal ni tampoco transmitirlos al Banco de la República.
41. ¿A partir de qué fecha se pueden diligenciar las Declaraciones de Cambio y/o formulario No. 10?
Si usted actualmente posee Declaraciones de Cambio extemporáneas, el módulo de Procesamiento Declaraciones de Cambio de la sucursal virtual le permitirá efectuarlas si tienen fecha de transacción superior al año 2000.
42. ¿Una vez se haya iniciado el diligenciamiento de un formulario, es posible terminarlo después?
Si, el cliente tiene la posibilidad de diligenciar los formularios de una forma parcial o total; si lo realiza de forma parcial, el sistema le da la posibilidad al cliente de guardar lo que ha diligenciado y continuar el diligenciamiento cuando él lo desee, de forma tal que una vez el cliente ingrese nuevamente, el sistema traerá todos los formularios que haya diligenciado parcialmente con un número de consecutivo.
43. ¿Pará que sirve la opción regresar que tiene cada uno de los formularios?
Esta opción sirve para que el cliente regrese a la página en la cual se encuentran los iconos para ingresar a cada uno de los formularios: 1, 2, 3, 4, 5 o 10.
44. ¿Pará que sirven los botones de Guardar, Cancelar, Guardar Parcialmente?
Guardar: El usuario deberá usar esta opción si desea guardar la información cumpliendo con todas las reglas que el formulario establece. De esta manera el formulario quedará guardado como completo.

Guardar Parcialmente: El usuario deberá usar esta opción si desea guardar la información que ha diligenciado hasta el momento sin cumplir con las reglas que el formulario establece. De esta manera el formulario quedará guardado como incompleto.

Cancelar: Si el usuario no desea guardar la información que ha diligenciado, deberá utilizar la opción cancelar. Es importante tener en cuenta que esta opción no guardará la información ingresada siempre y cuando aún no se haya ejecutado el Guardado Automático, de lo contrario, el formulario quedará guardado como incompleto.
45. ¿Cómo puede el cliente localizar un documento histórico?
Cuando un cliente ingresa a cada uno de los links de los formularios (1, 2, 3,4, 5 y 10), el cliente podrá visualizar el listado de los formularios en proceso, terminados e históricos.
46. ¿Cómo puede un cliente consultar los valores declarados?
Para consultar los valores declarados, el cliente debe ingresar por la opción “Procesamiento Declaraciones de Cambio” menú izquierdo, el sistema mostrará en pantalla todos los formularios que el cliente puede diligenciar; en la parte inferior de dicha pantalla se encuentra un icono con el nombre “Consultar valores declarados”, el cliente debe hacer clic allí e indicar el rango de fechas que quiere consultar.

El usuario selecciona los criterios de búsqueda para consultar los valores declarados y selecciona la opción Consultar.
47. ¿Cuál es la utilidad de la función marcar como transmitido un formulario?
Esta opción les permite a los clientes identificar en un histórico cuales formularios fueron los que él presento ante el Banco de la Republica.
48. ¿Cómo hago para desmarcar un formulario 10 que ya había marcado como transmitido?
Para marcar como no transmitido un formulario 10 el usuario primero deberá ingresar a la lista de formularios completos e incompletos haciendo clic en el botón respectivo de la lista de formularios disponibles para diligenciamiento y luego deberá utilizar la opción “Consultar Históricos”.

El usuario deberá utilizar el checkbox para marcar como no transmitido un formulario 10.
49. ¿Qué se debe hacer cuando mi archivo XML presente inconvenientes en la transmisión al Banco de la República?
El cliente debe informar inmediatamente el error a su Gerente de Cuenta ó puede llamar directamente a las líneas descritas continuación.

  • Si el error que se registra en la respuesta de transmisión indica que es un problema por fallas en la transmisión electrónica de la página web del Banco de la República debe proceder a llamar a la línea del Servicio al Cliente del Banco de la República en Ciudad de Bogotá al Tel: (571) 343-0799 ó vía correo electrónico: consultascambiarias@banrep.gov.co.

  • Si el error obedece a que la sucursal virtual no permite generar el archivo XML correctamente para transmitirlo al Banco de la República ó dudas adicionales al manejo del Canal el Cliente puede proceder a llamar a:
    - Línea de atención Miami Agency: Medellín
    - Local: 57 (4) 514 66 14. El resto del país 018000 952 223
    - Línea de atención Panamá: Medellín - Local: 57 (4) 514 66 77. El resto del país 018000 954 441

  • Si el error que se registra en la respuesta de transmisión obedece a fallas propias del negocio por errores en el diligenciamiento de la declaración de cambio y Formulario No. 10 el Cliente debe proceder a Llamar a:
    - Línea de atención de Asesoría Cambiaria: Barranquilla: 3618820. Bogotá: 2326520. Cali: 5540522. Medellín: 2518188. El resto del país 018000910090.

  • Si el rechazo se debe a fallas en la estructura del archivo XML, este deberá ser reportado a su Gerente de cuenta ó se deberá comunicar a las líneas informadas por Bancolombia. Si el Asesor le solicita el archivo de transmisión para el respectivo análisis, éste deberá ser enviado única y exclusivamente al correo electrónico informado por el Asesor de la Línea de Bancolombia.